Con l’avvicinarsi della fine dell'anno, le organizzazioni non profit si preparano per uno dei periodi più cruciali per i loro risultati di fundraising. Le campagne di fine anno rappresentano un'ottima opportunità per assicurarsi una parte sostanziale degli obiettivi finanziari annuali. Durante questo periodo, molte organizzazioni non profit ricevono una parte significativa o addirittura la maggior parte delle loro donazioni annuali.
Per affrontare con successo questo momento, sono essenziali una strategia e una pianificazione meticolose.
Anche se non segui rigorosamente un piano annuale di fundraising, creare un piano di fundraising di fine anno è fondamentale. Per dare il via ai preparativi per il periodo più intenso dell'anno, abbiamo raccolto i 6 passaggi fondamentali che dovresti considerare come parte della tua strategia.
La tempistica ideale per una campagna di fundraising di Natale o di fine anno può variare a seconda delle dimensioni della tua organizzazione, della tua base di donatori e della complessità della campagna. Tuttavia, una linea generale per pianificare una campagna di fine anno di successo potrebbe essere questa:
- Agosto - ottobre: definisci il tuo piano di fundraising e i tuoi obiettivi
- Settembre - ottobre: sviluppa la storia e il piano dei contenuti della tua campagna
- Da inizio a metà novembre: avvia in anticipo la tua campagna di raccolta fondi di fine anno
- Inizio dicembre: dai il massimo al lancio della tua campagna di fine anno
- Da metà dicembre al 31 dicembre: push finale di fine anno
- Gennaio: follow-up e apprezzamento dei donatori
Agosto - ottobre: definisci il tuo piano di fundraising e i tuoi obiettivi
Inizia a pianificare e a definire le strategie per la tua campagna di fine anno:
Pianificare la campagna di fine anno con largo anticipo è fondamentale per il suo successo. Questa fase prevede che il team di fundraising definisca le tempistiche e la strategia generale della campagna.
Rivedere il budget e i dati delle campagne di fine anno precedenti aiuta sicuramente ad elaborare un piano adeguato.
- Esamina i parametri chiave delle prestazioni, come i fondi totali raccolti, il tasso di acquisizione dei donatori e i livelli di coinvolgimento.
- Identifica tendenze e modelli. Quali strategie sono state efficaci e quali non hanno soddisfatto le aspettative? Utilizza questa analisi per mettere a punto il tuo approccio per l’anno in corso.
- Identifica i temi chiave della campagna, i messaggi e i canali che utilizzerai. Considera cosa ha funzionato bene nelle campagne precedenti e cosa potresti voler cambiare.
- Assegna risorse e budget per la campagna, che dovrebbero includere i costi per materiali di marketing, software, personale e qualsiasi altra spesa necessaria.
Per ulteriori informazioni su come analizzare correttamente i tuoi dati dai un'occhiata a questo articolo.
Stabilisci obiettivi specifici per la raccolta fondi:
Obiettivi chiaramente definiti sono il fondamento di qualsiasi campagna di raccolta fondi di successo. Determina quanti soldi devi raccogliere durante la campagna di fine anno per sostenere la missione e i programmi della tua organizzazione. Utilizza l'esercizio precedente di analisi dei risultati dell'anno precedente insieme al tuo budget, per aiutarti a definire questi obiettivi.
Una strategia utile per stabilire gli obiettivi è il metodo SMART.
Ecco una ripartizione di cosa sono gli obiettivi SMART e come applicarli alla tua non profit:
- Specifici (Specific): Gli obiettivi di fundraising dovrebbero essere ben definiti e chiari. Invece di un obiettivo vago come “aumentare le donazioni online”, meglio definire un obiettivo specifico come “aumentare le donazioni individuali del 20% nel prossimo anno fiscale”.
- Misurabili (Measurable): Gli obiettivi dovrebbero avere criteri quantificabili per monitorare i progressi e determinare quando l’obiettivo è stato raggiunto. Usando l'esempio sopra: l'aumento delle donazioni individuali del 20% è misurabile perché comporta un aumento percentuale specifico che può essere monitorato e misurato nel tempo.
- Raggiungibili (Achievable): Gli obiettivi dovrebbero essere realistici e raggiungibili date le risorse e i vincoli disponibili. È essenziale fissare obiettivi ambiziosi, ma le organizzazioni non profit devono valutare se hanno la capacità, le risorse e i mezzi per raggiungerli.
- Pertinenti (Relevant): Gli obiettivi dovrebbero essere in linea con la missione dell'ente e con gli obiettivi generali.
- Limitati nel tempo (Time-Bound): Gli obiettivi dovrebbero avere un periodo di tempo specifico per il loro inizio e completamento. Ad esempio, fissando una scadenza come "aumentare le donazioni individuali del 20% entro la fine del prossimo anno fiscale".
Inizia a segmentare la base di donatori in virtù della cronologia delle donazioni e dei livelli di coinvolgimento:
Non tutti i donatori sono uguali e la segmentazione della base di donatori consente una comunicazione più personalizzata e mirata.
Crea segmenti in base a fattori come la cronologia delle donazioni passate, la frequenza delle donazioni online, l'importo della donazione e il coinvolgimento con la tua organizzazione (ad esempio, partecipazione a eventi, volontariato).
Personalizza i tuoi messaggi e gli appelli per ciascun segmento, riconoscendo che i donatori di lunga data possono avere motivazioni diverse rispetto ai nuovi donatori.
Settembre - ottobre: sviluppa la storia della tua campagna
Fondamentale per il successo di qualsiasi campagna di fundraising è una storia accattivante. Quando i potenziali donatori possono identificarsi con la tua causa a livello personale, è più probabile che sostengano la tua campagna.
Durante questo periodo, sviluppa una narrazione avvincente e contenuti per la tua campagna. Se hai già organizzato campagne di fine anno negli anni precedenti, scopri come puoi mantenere viva la tradizione, aggiungendo un nuovo elemento per innovare e aumentare il coinvolgimento. Per alcune idee creative, scarica la nostra guida gratuita per la raccolta fondi.
Crea un calendario di contenuti con date chiave e traguardi.
Rendilo il più dettagliato possibile, pianificando i diversi tipi di contenuti che lancerai, utilizzando quale canale e in che giorno.
Ad esempio, inizierai la tua campagna con un appello via email? Quante email invierai e a quale pubblico? Lancerai post sui social parallelamente alle tue mail? Usare Fogli o Documenti Google è un ottimo modo per tenere traccia delle attività di tutti, delle diverse azioni da intraprendere e delle scadenze.
Vuoi scaricare il template di content plan da utilizzare per la campagna di fine anno della tua organizzazione? Compila il form sottostante.
Prepara elementi digitali e stampati, soprattutto i form di donazione online
Prenditi questo tempo per preparare il tuo sito e i form di donazione online, insieme a qualsiasi materiale digitale e cartaceo (modelli di email, grafica per i social).
Assicurarti di avere una pagina dedicata alle donazioni online per la tua campagna di fine anno è fondamentale. Con una piattaforma di raccolta fondi online efficace puoi creare e utilizzare più form simultaneamente e condurre test A/B. Modificare gli importi delle donazioni, usare un elemento visivo o meno, e scegliere tra un form a una o tre colonne può davvero fare la differenza.
Non aver paura di utilizzare i test per aiutarti a determinare a cosa risponde il tuo pubblico nel modo migliore. Inoltre, adatta il tuo approccio di conseguenza per il prossimo anno.
Da inizio a metà novembre: avvia in anticipo la tua campagna di fundraising di fine anno
Lancia la tua campagna da inizio a metà novembre. Iniziare presto ti consente di attirare l'attenzione di potenziali donatori prima che inizi la frenesia delle festività natalizie. Offre una finestra di opportunità per coinvolgere i sostenitori e raccogliere donazioni online prima che vengano inondati da altre spese o appelli per le vacanze.
Inizia a promuovere la tua campagna sul tuo sito e attraverso altri canali digitali.
Assicurati che il tuo sito contenga in modo ben visibile i dettagli sulla campagna di fine anno, inclusi gli obiettivi della campagna, il monitoraggio dei progressi e le modalità di donazione.
Parallelamente a questo, invia le tue prime mail relative alla campagna. Ricorda di tenere a mente i diversi tipi di donatori. Evidenzia lo scopo della campagna, l'impatto del loro sostegno e un chiaro invito all'azione (Call To Action) per effettuare una donazione. Allo stesso tempo, usa i social per aumentare il reach della tua campagna e sensibilizzare ancora più persone verso la tua causa.
Consiglio: Utilizza altri canali digitali come blog, profili social degli ambassador, video o podcast per raccontare storie avvincenti sulla tua causa e su come le donazioni hanno fatto e faranno la differenza. Usa le newsletter per tenere i sostenitori informati e coinvolti durante tutta la campagna.
Se puoi, ospita un evento di lancio ufficiale della campagna.
Un evento di avvio della campagna può coinvolgere davvero tante persone, ed è un'opportunità per spiegare gli obiettivi della campagna e ispirare i tuoi sostenitori. Questo evento potrebbe essere virtuale o di persona.
Se hai bisogno di aiuto per organizzare un evento di successo dai un'occhiata a questo articolo.
Sfrutta il GivingTuesday come trampolino di lancio per la tua campagna di fine anno
Mentre metti insieme la tua strategia, è importante tenere conto del #GivingTuesday, visto che questa giornata può portare risultati importanti con un piano d'azione chiaro.
Anche se decidi di non organizzare una vera e propria campagna di fundraising in questa giornata internazionale di generosità, è importante che i tuoi donatori siano consapevoli di come possono contribuire alla tua causa in questo giorno.
Prendi in considerazione l'utilizzo di una o più delle seguenti strategie per entrare in contatto con i tuoi sostenitori durante il #GivingTuesday:
- Incoraggia i tuoi donatori a risparmiare una percentuale di ciò che spenderebbero per il Black Friday e a donarla per la tua causa.
- Convinci i tuoi sostenitori a creare la propria iniziativa di raccolta fondi peer-to-peer a nome della tua organizzazione. Se disponi di uno strumento di digital fundraising come la Piattaforma di Community Fundraising, i tuoi sostenitori possono creare pagine di raccolta fondi personali in modo semplice.
- Incoraggia la tua community a condividere i post della tua organizzazione evidenziando il tuo impatto sui social e tramite mail. Il sito di Giving Tuesday fornisce numerosi modelli da utilizzare.
- Puoi dare l'esempio e compiere la tua buona azione, rivolgendoti personalmente ai tuoi donatori per esprimere la tua gratitudine.
Inizio dicembre: dai il massimo al lancio della tua campagna di fine anno!
Intensifica gli sforzi della tua campagna con comunicazioni più frequenti.
Invia aggiornamenti regolari tramite email, social e altri canali digitali. Condividi storie avvincenti, traguardi e l'impatto delle donazioni per ricordare ai sostenitori la differenza che possono fare.
Prendi in considerazione l'idea di organizzare un evento a metà campagna per aumentare le donazioni online.
Queste iniziative limitate nel tempo sono ideate per motivare i donatori a donare. Potresti creare una sfida di matching gift, in cui ogni donazione effettuata entro un periodo di tempo specifico viene abbinata a un donatore o sponsor generoso. Sfide come queste possono creare un senso di fretta e incoraggiare ulteriori donazioni.
Ricorda ai tuoi sostenitori che possono beneficiare di una detrazione fiscale se effettuano donazioni
Delinea chiaramente come i tuoi sostenitori possono beneficiare di detrazioni o crediti fiscali quando contribuiscono alla tua causa durante la campagna di fine anno. Dettaglia i vantaggi fiscali specifici applicabili alla tua regione, come le detrazioni sulle imposte sul reddito o le riduzioni del debito fiscale complessivo.
Implementa una strategia di follow-up per i donatori che hanno già donato.
Il tuo rapporto con i donatori non finisce quando donano. Implementa un'attenta strategia di follow-up per esprimere la tua gratitudine e per mantenerli coinvolti. Aggiornati sui progressi della campagna e sull'impatto del loro sostegno. Continua a coinvolgerli nelle attività della tua organizzazione e informali sulle iniziative future.
Da metà dicembre al 31 dicembre: push finale della campagna di fine anno
Crea un senso di urgenza. Concentrati sulle donazioni di fine anno durante le ultime due settimane di dicembre, quando in genere le donazioni raggiungono il picco. Per massimizzare le donazioni di fine anno, crea messaggi urgenti e d’impatto che trasmettono la natura della tua missione e la scadenza imminente. Utilizza uno storytelling persuasivo per evidenziare l’impatto delle donazioni e il motivo per cui sono urgentemente necessarie.
Essere trasparenti è fondamentale in questo momento. Condividi i progressi e quanto la tua organizzazione è vicina al raggiungimento dell’obiettivo. Questo non solo crea fiducia, ma motiva anche i donatori ad aiutarti a raggiungere i risultati pianificati. Anche se gli obiettivi di fundraising non vengono raggiunti, condividili in modo positivo per motivare i sostenitori ad aiutarti a raggiungerlo l'anno prossimo.
Rendi ancora più semplice le donazioni con opzioni di donazione online semplici e sicure. Come abbiamo accennato nella fase di preparazione, semplifica il processo di donazione, cerca di ridurre la quantità di informazioni richieste ai sostenitori quando effettuano una donazione (es. indirizzo, numero di telefono, ecc.).
Richiedi il minimo nel form, e qualunque altro dato ti serva potrai chiederlo nella pagina di ringraziamento, una volta completata la donazione. Semplificare il processo riduce al minimo gli ostacoli alla donazione e garantire la donazione è sempre la prima priorità.
Una comunicazione coerente è vitale. Continua a coinvolgere i donatori attraverso social e mail. Mantieni una forte presenza fornendo aggiornamenti, esprimendo gratitudine e condividendo storie avvincenti.
Gennaio: follow-up e ringraziamenti ai donatori
Innanzitutto, ringrazia prontamente la tua community di sostenitori. Alla fine della tua campagna, è importante ringraziare i donatori.
Il ringraziamento gioca un ruolo fondamentale nel rafforzare la tua relazione e nel creare un'immagine positiva nei confronti della tua organizzazione non profit. Invia tempestivamente messaggi di ringraziamento, riconoscendo l'impatto dei contributi dei tuoi sostenitori e riaffermando il valore del loro supporto. Per idee e best practice su come ringraziare i donatori leggi questo articolo.
Fai un riepilogo dell'impatto e dei risultati della campagna. Includi il totale dei fondi raccolti, i progetti o le iniziative sostenute e gli eventuali traguardi raggiunti. Mostra ai donatori la differenza tangibile che i loro contributi hanno apportato.
Analizza le prestazioni della campagna e raccogli feedback dai donatori. Valuta le prestazioni della campagna analizzando i dati, come il numero di donatori nuovi o ricorrenti, gli importi delle donazioni e i livelli di coinvolgimento.
Raccogli feedback dai donatori attraverso survey o comunicazioni dirette per capire cosa ha funzionato bene e dove è possibile apportare miglioramenti. Puoi creare survey semplici e gratuiti utilizzando i Moduli Google. Queste informazioni sono essenziali per perfezionare e migliorare le tue campagne future.
Inizia a pianificare la campagna dell’anno successivo. Il post-campagna è il momento perfetto per iniziare a pianificare l’anno successivo. Utilizza le informazioni acquisite dall'analisi della campagna e dal feedback dei donatori per definire la tua strategia. Stabilire obiettivi, creare una sequenza temporale e identificare nuove opportunità ti darà un vantaggio nei tuoi preparativi.
Nell'ultima parte dell'anno, incanalare strategicamente i tuoi sforzi per sfruttare il picco delle donazioni di fine anno può essere molto vantaggioso per qualsiasi organizzazione non profit. Ricorda di creare un senso di urgenza, mantenere una comunicazione aperta e semplificare il processo di donazione, continuando a interagire con i tuoi donatori. Soprattutto, RINGRAZIA sempre i tuoi sostenitori. Questo approccio può avere un impatto significativo sul successo della raccolta fondi di fine anno.
L'utilizzo di questa strategia e sequenza temporale per le tue campagne di fundraising di fine anno può aiutarti a superare un periodo intenso con un piano chiaro. Tieni presente che questa sequenza temporale è una linea guida generale e può essere modificata per soddisfare le esigenze specifiche della tua organizzazione. Monitora regolarmente i risultati della tua campagna e sii flessibile nell'apportare le modifiche necessarie durante tutto il processo.
Ti stai chiedendo come iniziare la tua strategia di raccolta fondi annuale? Dai un'occhiata alla nostra guida con suggerimenti ed esercizi pratici per aiutarti a prepararti per un anno di raccolta fondi di successo. Scarica qui la tua guida gratuita. 