Wenn das Jahresende naht, bereiten sich viele gemeinnützige Organisationen und Fundraiser auf einen wichtigen Zeitpunkt ihrer Fundraising-Bemühungen vor - die Fundraising-Kampagnen zum Jahresende! Bei diesen Kampagnen geht es nicht nur darum, die Weihnachtszeit zu feiern, sondern sie sind auch eine hervorragende Gelegenheit, einen beträchtlichen Teil der jährlichen Mittel zu sichern. Viele gemeinnützige Organisationen erhalten in dieser Zeit einen erheblichen Teil oder sogar die Mehrheit ihrer jährlichen Spenden.

Um diese entscheidende Zeit erfolgreich zu meistern, sind eine sorgfältige Planung und eine strategische Durchführung unerlässlich.

Auch wenn Sie nicht streng nach einem Jahresplan vorgehen, ist die Erstellung und Einhaltung eines Fundraising-Plans zum Jahresende von größter Bedeutung. Um Ihre Vorbereitungen für die wichtigste Zeit des Jahres in Gang zu bringen, haben wir 6 grundlegende Schritte zusammengestellt, die Sie im Rahmen Ihrer Fundraising-Strategie berücksichtigen sollten, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, um das Jahr erfolgreich zu beenden.

Der ideale Zeitplan für eine Spendenkampagne zum Jahresende oder zu Weihnachten hängt von der Größe Ihrer gemeinnützigen Organisation, Ihrer Spenderbasis und der Komplexität Ihrer Kampagne ab. Ein allgemeiner Leitfaden für die Planung einer erfolgreichen Jahresendkampagne könnte jedoch wie folgt aussehen:

• August - Oktober: Definieren Sie Ihren Plan und Ihre Ziele
• September - Oktober: Entwickeln Sie die Geschichte Ihrer Kampagne und den Contentplan
• Anfang bis Mitte November: Vorbereitung Ihrer Fundraising-Kampagne zum Jahresende
• Anfang Dezember: Starten Sie richtig durch mit Ihrer Jahresendkampagne
• Mitte Dezember bis 31. Dezember: Endspurt zum Jahresende
• Januar: Follow-up und Danksagungen für Spenden
  

August - Oktober: Definieren Sie Ihren Fundraising-Plan und Ihre Ziele

Beginnen Sie mit der Planung und Strategiefindung für Ihre Jahresendkampagne:

Für den Erfolg Ihrer Jahresendkampagne ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie frühzeitig mit der Planung beginnen. In dieser Phase stellen Sie Ihr Fundraising-Team zusammen, legen Zeitpläne fest und skizzieren die Gesamtstrategie für die Kampagne.

Für eine angemessene Planung ist es sinnvoll, Ihr Budget und die Daten vergangener Jahresendkampagnen zu prüfen.

• Untersuchen Sie die wichtigsten Leistungskennzahlen, wie z. B. die Gesamtsumme der gesammelten Gelder, die Spenderbindungsrate und das Engagement.

• Ermitteln Sie Trends und Muster. Welche Strategien waren wirksam, und welche blieben hinter den Erwartungen zurück? Nutzen Sie diese Analyse zur Feinabstimmung Ihres Ansatzes für das laufende Jahr.

• Bestimmen Sie die wichtigsten Kampagnenthemen und -botschaften sowie die Kanäle, die Sie für die Kommunikation nutzen werden. Überlegen Sie, was bei früheren Kampagnen gut funktioniert hat und was Sie eventuell ändern möchten.

• Legen Sie die Ressourcen und das Budget für die Kampagne fest, einschließlich der Kosten für Marketingmaterialien, Software, Personal und andere notwendige Ausgaben.

  
  
  

Legen Sie spezifische Fundraising-Ziele fest:

Klar definierte Ziele sind die Grundlage für jede erfolgreiche Fundraising-Kampagne. Bestimmen Sie, wieviel Geld Sie während der Jahresendkampagne aufbringen müssen, um den Auftrag und die Programme Ihrer Organisation zu unterstützen. Nutzen Sie die vorangegangene Analyse der Ergebnisse des letzten Jahres zusammen mit Ihrem Budget, um diese Ziele zu definieren.

Eine hilfreiche Strategie zur Festlegung von Zielen ist die SMART Goals-Methode. Im Folgenden wird erläutert, was SMART-Ziele sind und wie Sie sie auf Ihre gemeinnützige Organisation anwenden können:

• Spezifisch (Specific): Die Ziele einer gemeinnützigen Organisation sollten klar definiert und eindeutig sein. Anstelle eines vagen Ziels wie „Erhöhung des Spendenaufkommens“ könnte ein spezifisches Ziel lauten: „Erhöhung der Einzelspenden um 20 % im nächsten Kalenderjahr“.
• Messbar (Measurable): Ziele sollten quantifizierbare Kriterien haben, um den Fortschritt zu verfolgen und festzustellen, wann das Ziel erreicht wurde. Um beim obigen Beispiel zu bleiben: Eine Steigerung der Einzelspenden um 20 % ist messbar, da es sich um eine bestimmte prozentuale Steigerung handelt, die im Laufe der Zeit nachverfolgt und gemessen werden kann.
• Erreichbar (Attainable): Die Ziele sollten realistisch und angesichts der verfügbaren Ressourcen und Beschränkungen erreichbar sein. Es ist wichtig, sich anspruchsvolle Ziele zu setzen, aber gemeinnützige Organisationen müssen prüfen, ob sie über die Kapazitäten, das Personal und die finanziellen Mittel verfügen, um sie zu erreichen.
  Relevant (Relevant): Die Ziele sollten mit dem Auftrag und den übergreifenden Zielen der gemeinnützigen Organisation übereinstimmen.
• Zeitgebunden (Time-bound): Ziele sollten einen bestimmten Zeitrahmen für ihren Beginn und Abschluss haben. Setzen Sie sich zum Beispiel eine Frist wie „Erhöhung der Einzelspenden um 20 % bis zum Ende des nächsten Kalenderjahres“.

Beginnen Sie mit der Segmentierung Ihrer Spenderliste auf der Grundlage von Spendenhistorie und Engagement:

Nicht alle Spender sind gleich, und die Segmentierung Ihrer Spenderliste ermöglicht eine personalisierte und gezielte Kommunikation.

Erstellen Sie Segmente auf der Grundlage von Faktoren wie früheres Spendenverhalten, Spendenhäufigkeit, Spendenhöhe und Engagement für Ihre Organisation (z. B. Teilnahme an Veranstaltungen oder ehrenamtliche Arbeit). Passen Sie Ihre Botschaften und Spendenaufrufe an jedes Segment an und berücksichtigen Sie dabei, dass langjährige Spender andere Beweggründe haben können als Erst- oder Großspender.

September - Oktober: Entwickeln Sie die Geschichte Ihrer Kampagne

Eine fesselnde Geschichte ist die Grundlage für den Erfolg jeder Fundraising-Kampagne einer gemeinnützigen Organisation. Wenn potenzielle Spender einen persönlichen Bezug zu Ihrem Anliegen haben, sind sie eher bereit, Ihre Kampagne zu unterstützen.

Entwickeln Sie in dieser Zeit eine fesselnde Geschichte und Inhalte für Ihre Kampagne. Wenn Sie in den vergangenen Jahren bereits Kampagnen zum Jahresende durchgeführt haben, sollten Sie überlegen, wie Sie die Tradition beibehalten, aber ein neues Element hinzufügen können, um das Engagement zu erhöhen. Einige kreative Ideen finden Sie in unserem kostenlosen Fundraising-Leitfaden!

Erstellen Sie einen Contentkalender mit wichtigen Daten und Meilensteinen.

Machen Sie ihn so detailliert wie möglich und planen Sie die verschiedenen Arten von Inhalten, sowie die unterschiedlichen Kanäle und Zeitpunkte, an denen Sie die Inhalte veröffentlichen werden.

Beginnen Sie Ihre Kampagne zum Beispiel mit einem E-Mail-Aufruf? Wie viele E-Mails werden Sie verschicken und an welche Zielgruppe? Werden Sie parallel zu Ihren E-Mails Beiträge in den sozialen Medien veröffentlichen? Die Verwendung von Google Sheets oder Docs ist eine gute Möglichkeit, die Aufgaben aller Beteiligten, die verschiedenen Aktionen und die Deadlines im Auge zu behalten.

Möchten Sie eine Vorlage für einen Contentplan für die Jahresendkampagne Ihrer gemeinnützigen Organisation herunterladen? Füllen Sie einfach dieses kurze Formular aus.

Bereiten Sie digitale und gedruckte Materialien vor, vor allem Ihre Online-Spendenformulare

Nutzen Sie diese Zeit, um Ihre Website und die Online-Spendenformulare sowie alle digitalen und gedruckten Materialien vorzubereiten. Dazu können auch E-Mail-Vorlagen, Grafiken für soziale Medien usw. gehören.

Eine eigene Spendenseite für Ihre Jahresendkampagne ist von entscheidender Bedeutung. Mit einer leistungsstarken Online-Fundraising-Plattform können Sie mehrere Spendenformulare erstellen, die gleichzeitig laufen, und A/B-Tests durchführen. Die Änderung der Spendenbeträge, einer Grafik oder eines einspaltigen oder dreispaltigen Formulars kann wirklich einen Unterschied machen. Scheuen Sie sich nicht, Tests durchzuführen, um herauszufinden, worauf die jeweilige Zielgruppe am besten reagiert, und - was noch wichtiger ist - um Ihren Ansatz für das nächste Jahr entsprechend anzupassen.

Anfang bis Mitte November: Starten Sie Ihre Fundraising-Kampagne zum Jahresende

Starten Sie Ihre Kampagne Anfang bis Mitte November. Ein früher Start ermöglicht es Ihnen, die Aufmerksamkeit potenzieller Spender zu gewinnen, bevor der Weihnachtsrummel beginnt. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre Unterstützer anzusprechen und Spenden zu sammeln, bevor sie mit anderen Weihnachtsausgaben oder Spendenaufrufen überschwemmt werden.

Beginnen Sie mit der Werbung für Ihre Kampagne auf Ihrer Website und über andere digitale Kanäle.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Website an prominenter Stelle Einzelheiten über die Jahresendkampagne enthält, einschließlich der Ziele der Kampagne, der Verfolgung des Fortschritts und der Möglichkeiten zum Spenden. 

Versenden Sie parallel dazu Ihre ersten Kampagnen-E-Mails. Denken Sie daran, die verschiedenen Arten von Spendern im Auge zu behalten. Weisen Sie auf den Zweck der Kampagne, die Auswirkungen ihrer Unterstützung und eine klare Aufforderung zum Handeln hin, um eine Spende zu tätigen. Machen Sie gleichzeitig Ankündigungen auf Ihren Social-Media-Plattformen, um die Aufmerksamkeit zu erhöhen.
 

Tipp: Nutzen Sie andere digitale Kanäle wie Blogs, soziale Profile von Botschaftern, Videos oder Podcasts, um überzeugende Geschichten über Ihr Anliegen zu erzählen und darüber, wie Spenden etwas bewirken. Nutzen Sie E-Mail-Newsletter, um Ihre Unterstützer während der gesamten Kampagne auf dem Laufenden zu halten und einzubinden.

Veranstalten Sie eine Auftaktveranstaltung zur Kampagne, wenn Sie können.

Eine Auftaktveranstaltung zur Kampagne kann für Begeisterung und Engagement sorgen. Sie bietet die Gelegenheit, die Ziele der Kampagne zu erläutern und Ihre Unterstützer zu inspirieren. Diese Veranstaltung kann virtuell oder live vor Ort stattfinden.

Nutzen Sie den GivingTuesday als Startschuss für Ihre Jahresendkampagne.

Bei der Ausarbeitung Ihrer Gesamtstrategie sollten Sie den #GivingTuesday unbedingt berücksichtigen, da dieser Tag mit einem klaren Aktionsplan beachtliche Ergebnisse erzielen kann.

Auch wenn Sie sich dafür entscheiden, an diesem internationalen Tag keine umfassende Fundraising-Kampagne durchzuführen, ist es wichtig, dass Ihre Spender wissen, wie sie an diesem Tag zu Ihrer Sache beitragen können.

Ziehen Sie eine oder mehrere der folgenden Strategien in Betracht, um am #GivingTuesday mit Ihren Unterstützern in Kontakt zu treten:

• Ermutigen Sie Ihre Spender, einen bestimmten Prozentsatz dessen, was sie am Black Friday ausgeben würden, zu sparen und für Ihre Sache zu spenden. 

• Ermutigen Sie Ihre Unterstützer, eine eigene Peer-to-Peer-Fundraising-Initiative in Ihrem Namen zu starten. Wenn Sie über ein Fundraising-Tool wie die Community Fundraising Plattform verfügen, können Ihre Unterstützer einfach und nahtlos persönliche Fundraising-Seiten erstellen. 

• Ermutigen Sie Ihre Community, die Beiträge Ihrer Organisation, die Ihre Wirkung hervorheben, in den sozialen Medien und per E-Mail zu teilen. Auf der Website von Giving Tuesday finden Sie eine Vielzahl von Vorlagen, die Sie verwenden können.

• Sie können mit gutem Beispiel vorangehen und Ihre eigene gute Tat vollbringen, indem Sie sich persönlich bei Ihren Spendern melden, um Ihre Dankbarkeit auszudrücken.

Anfang Dezember: Starten Sie richtig durch mit Ihrer Jahresendkampagne!

Intensivieren Sie Ihre Kampagnenbemühungen durch häufigere Kommunikation.

Versenden Sie regelmäßig Updates per E-Mail, über soziale Medien und andere digitale Kanäle. Berichten Sie von spannenden Geschichten, Meilensteinen und der Wirkung von Spenden, um Ihre Unterstützer daran zu erinnern, was sie bewirken können.

Ziehen Sie in Erwägung, in der Mitte der Kampagne eine Spendenaktion oder einen Wettbewerb durchzuführen, um das Spendenaufkommen zu erhöhen.

Dies können zeitlich begrenzte Initiativen sein, die die Spender zum Spenden motivieren sollen. Sie könnten beispielsweise eine 24-Stunden-Spendenaktion veranstalten, bei der jede Spende, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums getätigt wird, von einem großzügigen Spender oder Sponsor verdoppelt wird. Anlässe wie diese können Dringlichkeit und Spannung erzeugen und so zu mehr Spenden anregen.

Erinnern Sie Ihre Unterstützer daran, dass sie von einer Steuerrückzahlung profitieren können, wenn sie zu diesem Zeitpunkt spenden (abhängig von Ihrer Region)

Legen Sie klar dar, wie Ihre Unterstützer von Steuerabzügen profitieren können, wenn sie während der Jahresendkampagne für Ihre Sache spenden. Geben Sie die spezifischen Steuervorteile an, die für Ihre Region gelten, wie z. B. Abzüge von der Einkommenssteuer oder Ermäßigungen der Gesamtsteuerschuld.

Führen Sie eine Follow-Up-Strategie für Spender ein, die bereits gespendet haben.

Ihre Beziehung zu den Spendern endet nicht, wenn sie ihren Beitrag geleistet haben. Führen Sie eine durchdachte Follow-Up-Strategie ein, um Ihre Dankbarkeit auszudrücken und mit den Spendern in Kontakt zu bleiben. Informieren Sie sie über die Fortschritte der Kampagne und darüber, wie sich ihre Unterstützung auswirkt. Beziehen Sie sie weiterhin in die Aktivitäten Ihrer Organisation ein und informieren Sie sie über zukünftige Initiativen.

Mitte Dezember bis 31. Dezember: Endspurt der Jahresendkampagne

Schaffen Sie Dringlichkeit. Konzentrieren Sie sich auf die Spenden zum Jahresende in den letzten beiden Dezemberwochen, wenn die Spenden in der Regel ihren Höhepunkt erreichen. Um die Spendenbereitschaft zum Jahresende zu maximieren, sollten Sie dringende und emotional ansprechende Botschaften verfassen, die die Wichtigkeit Ihrer Mission und die bevorstehende Frist deutlich machen. Nutzen Sie überzeugendes Storytelling, um die Auswirkungen von Spenden zu verdeutlichen und zu zeigen, warum sie dringend benötigt werden.

Transparenz ist in dieser Zeit besonders wichtig. Teilen Sie mit, wie weit Sie fortgeschritten sind und wie nahe Sie Ihrem Ziel sind. Das schafft nicht nur Vertrauen, sondern motiviert auch die Spender, Ihnen zu helfen, den letzten Anstoß zu geben. Selbst wenn Sie Ihr Ziel nicht erreicht haben, sollten Sie dies auf positive Weise mitteilen, um andere zu motivieren, Ihnen im nächsten Jahr zu helfen, Ihr Ziel zu erreichen.

Machen Sie es den Spendern noch leichter, mit einfachen und sicheren Online-Spendenoptionen zu spenden. Wie bereits in der Vorbereitungsphase erwähnt, sollten Sie den Spendenprozess mit benutzerfreundlichen und sicheren Online-Optionen vereinfachen. Versuchen Sie, die Anzahl der Informationen, die Sie von den Unterstützern bei einer Spende verlangen (Adresse, Telefonnummer, usw.), zu reduzieren.

Fordern Sie nur die Mindestangaben an, und alle anderen Daten, die Sie benötigen, können Sie auf der Dankeseite abfragen, sobald die Spende abgeschlossen ist. Durch die Vereinfachung des Prozesses werden die eventuellen Hürden für Spenden minimiert.

Konsistente Kommunikation ist entscheidend. Bleiben Sie über soziale Medien und E-Mail mit den Spendern in Kontakt. Sorgen Sie für eine starke Präsenz, indem Sie aktuelle Informationen bereitstellen, Ihre Dankbarkeit zum Ausdruck bringen und überzeugende Geschichten erzählen.

Januar: Follow-up und Spenderdanksagungen

Bedanken Sie sich zuallererst bei Ihren Spendern, und zwar umgehend. Am Ende Ihrer Kampagne ist es von größter Wichtigkeit, Ihrer großzügigen Gemeinschaft von Unterstützern fast sofort Ihre aufrichtige Wertschätzung mitzuteilen.

Diese einfache, aber tiefgreifende Geste spielt eine entscheidende Rolle bei der Festigung Ihrer Beziehungen und der Pflege eines positiven Images Ihrer gemeinnützigen Organisation. Senden Sie umgehend Dankesnachrichten, in denen Sie die Wirkung ihrer Beiträge anerkennen und den Wert ihrer Unterstützung bekräftigen.

Geben Sie eine Zusammenfassung der Auswirkungen und Ergebnisse der Kampagne. Geben Sie die insgesamt gesammelten Mittel, die unterstützten Projekte oder Initiativen und alle erreichten Meilensteine an. Zeigen Sie den Spendern, dass ihre Beiträge einen spürbaren Unterschied gemacht haben.

Analysieren Sie die Leistung der Kampagne und sammeln Sie Feedback von Spendern. Bewerten Sie die Leistung der Kampagne, indem Sie Daten wie die Anzahl der neuen oder wiederkehrenden Spender, die Spendenbeträge und das Engagement auswerten.

Holen Sie durch Umfragen oder direkte Kommunikation Feedback von Spendern ein, um zu verstehen, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungen möglich sind. Mit Google Forms können Sie kostenlos und einfach Umfragen erstellen. Diese Informationen sind wichtig, um Ihre zukünftigen Kampagnen zu optimieren.

Beginnen Sie schließlich mit der Planung für die Kampagne des nächsten Jahres. Die Zeit nach der Kampagne ist ein ausgezeichneter Zeitpunkt, um mit der Planung für das nächste Jahr zu beginnen. Nutzen Sie die aus der Kampagnenanalyse und dem Spenderfeedback gewonnenen Erkenntnisse, um Ihre Strategie für das kommende Jahr festzulegen. Das Festlegen von Zielen, das Erstellen eines Zeitplans und das Erkennen neuer Möglichkeiten verschaffen Ihnen einen Vorsprung bei Ihren Vorbereitungen.

In der Endphase des Jahres kann es für jede gemeinnützige Organisation von großem Vorteil sein, wenn Sie Ihre Bemühungen strategisch kanalisieren, um den Höhepunkt der Jahresendspenden zu nutzen. Denken Sie daran, ein Gefühl der Dringlichkeit zu vermitteln, eine offene Kommunikation aufrechtzuerhalten und den Spendenprozess zu vereinfachen, während Sie gleichzeitig mit Ihren Spendern in Kontakt bleiben. Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie Ihren Unterstützern immer DANKE sagen. Dieser Ansatz kann den Erfolg Ihrer Fundraising-Aktivitäten zum Jahresende erheblich beeinflussen.

Diese Strategie und dieser Zeitplan für die Mittelbeschaffung zum Jahresende können Ihnen dabei helfen, mit einem klaren Plan durch diese stressige Zeit zu gehen. Denken Sie daran, dass dieser Zeitplan ein allgemeiner Leitfaden ist und an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden kann. Überwachen Sie regelmäßig die Ergebnisse Ihrer Kampagne und seien Sie flexibel, wenn es darum geht, während des gesamten Prozesses Anpassungen vorzunehmen.

Sie fragen sich bereits, wie Sie mit Ihrer jährlichen Fundraising-Strategie beginnen können? Schauen Sie sich diesen Leitfaden an! Er enthält Tools, Tipps und praktische Übungen, die Sie bei der Vorbereitung eines erfolgreichen Fundraising-Jahres unterstützen. Laden Sie hier Ihren kostenlosen Leitfaden für die jährliche Fundraising-Strategie herunter.