Nous approchons de la dernière partie de l’année et les organisations caritatives se préparent pour une période cruciale : les campagnes de fin d'année. Ces campagnes ne servent pas seulement à célébrer la période des fêtes, mais elles offrent également une excellente opportunité d'obtenir une part importante de leur financement annuel. Pour de nombreuses associations, cette période peut représenter une part importante, voire la majorité de leurs dons annuels.
Pour naviguer avec succès à travers cette période charnière, une planification méticuleuse et une exécution stratégique sont essentielles. Même si vous ne suivez pas strictement un plan annuel, il est impératif de créer et de respecter un plan de collecte de fonds spécifique pour la fin de l'année.
Pour vous aider à vous préparer, nous avons compilé 6 étapes fondamentales à considérer dans le cadre de votre stratégie de collecte de fonds, afin de garantir le succès de votre fin d'année.
Le calendrier idéal pour une campagne de collecte de fonds de fin d'année peut varier en fonction de la taille de votre organisation à but non lucratif, de votre base de donateurs et de la complexité de votre campagne. Cependant, voici un guide général pour planifier une campagne de fin d'année réussie :
- Août - octobre : définissez votre plan de collecte de fonds et vos objectifs
- Septembre à octobre : élaborez l'histoire de votre campagne
- Début à mi-novembre : pré-lancez votre campagne de fin d’année
- Début décembre : lancez votre campagne de fin d'année !
- Mi à fin décembre : dernière phase de votre campagne de fin d'année
- Janvier : suivi et remerciement des donateurs
Août - Octobre : Définissez votre plan de collecte de fonds et vos objectifs
Commencez à planifier et à élaborer une stratégie pour votre campagne de fin d'année :
Lancer cette planification bien à l'avance est essentiel pour son succès. Cette phase consiste à constituer votre équipe de collecte de fonds, à fixer des délais et à définir la stratégie globale de la campagne. Pour élaborer un plan approprié, examinez votre budget et les données des campagnes de fin d'année précédentes.
- Analysez les indicateurs de performance clés tels que le total des fonds collectés, les taux de fidélisation des donateurs et les niveaux d'engagement.
- Identifiez les tendances et les modèles pour affiner votre approche actuelle : quelles stratégies ont été efficaces et lesquelles n’ont pas répondu aux attentes ? Utilisez cette analyse pour affiner votre approche pour l’année en cours.
- Identifiez les thèmes, les messages et les canaux clés de la campagne. Réfléchissez à ce qui a bien fonctionné lors des campagnes précédentes et à ce que vous souhaiteriez peut-être changer.
- Allouez des ressources et un budget à la campagne, incluant les coûts liés au matériel marketing, aux logiciels, au personnel et autres dépenses nécessaires.
Pour plus d’informations sur la façon d’analyser correctement vos données consultez cet article !
Fixez des buts et des objectifs de collecte de fonds spécifiques
Des objectifs clairement définis constituent la base de toute campagne de collecte de fonds réussie. Il est donc essentiel de définir clairement le montant d'argent nécessaire à collecter au cours de la campagne de fin d'année, pour soutenir la mission et les programmes de votre organisation. Pour vous aider à définir ces objectifs, utilisez l'analyse des résultats de l'année précédente et tenez compte de votre budget.
Une méthode utile pour fixer des objectifs est la méthode SMART :
- Spécifiques : les objectifs de votre campagne doivent être définis de manière précise. Plutôt que de formuler un objectif vague comme « augmenter les dons », un objectif spécifique pourrait être : « augmenter les dons individuels de 20 % au cours du prochain exercice ».
- Mesurables : les objectifs doivent comporter des critères mesurables pour suivre les progrès et déterminer quand ils sont atteints. Reprenant l'exemple précédent, l'augmentation des dons individuels de 20 % est mesurable, car elle implique un pourcentage spécifique d'augmentation, pouvant être suivi au fil du temps.
- Atteignables : les objectifs doivent être réalistes et réalisables, en tenant compte des ressources et des contraintes disponibles. Il est important de fixer des objectifs ambitieux, mais il est également essentiel que votre organisation caritative évalue sa capacité, ses effectifs et ses ressources financières pour les atteindre.
- Réalistes : les objectifs doivent être en adéquation avec la mission et les objectifs généraux de votre organisation caritative.
- Temporellement définis : les objectifs doivent être assortis d'un calendrier précis pour leur début et leur réalisation. Par exemple, fixer une échéance comme "augmenter les dons individuels de 20 % d'ici la fin du prochain exercice
Commencez à segmenter votre liste de donateurs en fonction de l’historique des dons et des niveaux d’engagement
Tous les donateurs ne sont pas identiques et la segmentation de votre liste de donateurs permet une communication plus personnalisée et ciblée.
Alors, créez des segments basés sur des facteurs tels que l'historique des dons, la fréquence des dons, le montant du don et l'engagement envers votre organisation (par exemple : la participation à des événements, le bénévolat, etc.).
Adaptez votre message et vos appels aux dons à chaque segment, en gardant à l'esprit que les donateurs fidèles peuvent avoir des motivations différentes de celles des nouveaux donateurs ou des donateurs majeurs.
Septembre - octobre : élaborez l'histoire de votre campagne
Une histoire captivante est essentielle au succès de toute campagne de collecte de fonds caritative. Lorsque les donateurs potentiels peuvent s’identifier personnellement à votre cause, ils sont plus susceptibles de soutenir votre campagne.
Veillez à développer une narration captivante quant au contenu de votre campagne. Si vous avez déjà organisé des campagnes de fin d'année les années précédentes, voyez comment vous pouvez perpétuer la tradition, tout en y ajoutant un nouvel élément pour innover et accroître l'engagement. Pour faire le plein d’idées de campagnes créatives, téléchargez notre guide du fundraising gratuit !
Créez un calendrier de contenu avec les dates clés et les jalons
Pour organiser votre production de contenus, appuyez vous sur un calendrier qui regroupe toutes les dates clés et les principaux jalons.
Soyez le plus précis possible en planifiant les types de contenus que vous diffuserez, les canaux que vous utiliserez et les heures de publication.
Par exemple, commencez-vous votre campagne par des e-mails ? Combien d'e-mails prévoyez-vous d'envoyer et à quel public ? Lancerez-vous des publications sur les réseaux sociaux en parallèle de vos e-mails ? Utiliser Google Sheets ou Docs est un excellent moyen pour suivre les responsabilités de chacun, les actions nécessaires, et les échéances.
Téléchargez notre modèle de plan de contenu prêt à l'emploi pour la campagne de fin d'année de votre organisation caritative. Il vous suffit de remplir le court formulaire ci-dessous :
Préparez les éléments numériques et imprimés, notamment vos formulaires de dons en ligne
Utilisez ce temps pour préparer votre site web, vos formulaires de don en ligne, ainsi que tous les documents numériques et imprimés, tels que des modèles d'e-mails ou des éléments graphiques pour les réseaux sociaux.
Assurez-vous de disposer d'une page de don dédiée pour votre campagne de fin d'année. Avec une puissante plateforme de don en ligne, vous pouvez créer plusieurs formulaires de dons fonctionnant simultanément et effectuer des tests A/B.
Modifiez les montants des dons, l'apparence, ou optez pour un formulaire à une ou trois colonnes, tout cela peut avoir un impact significatif. N'ayez pas peur d'utiliser des tests pour vous aider à déterminer à quoi votre public réagit de la meilleure façon et, plus important encore, à ajuster votre approche en conséquence pour l'année prochaine.
Début à mi-novembre : pré-lancez votre campagne de fin d’année
Démarrez votre campagne entre le début et la mi-novembre pour captiver l'attention des donateurs potentiels avant l'effervescence des fêtes. Cela vous offre l'opportunité d'engager vos sympathisants et de collecter des dons avant qu'ils ne soient submergés par d'autres dépenses ou sollicitations pendant la période des fêtes.
Commencez à promouvoir votre campagne sur votre site internet et via d'autres canaux digitaux
Assurez-vous que votre site web mette en évidence les détails de la campagne de fin d'année, notamment les objectifs de la campagne, le suivi des progrès et les moyens de faire un don.
En parallèle, envoyez vos premiers e-mails de campagne. N'oubliez pas de personnaliser vos messages en fonction des différents types de donateurs. Mettez en avant l'objectif de la campagne, l'impact de leur soutien et un appel à l'action (CTA) clair pour effectuer un don. En même temps, publiez des annonces sur vos plateformes de médias sociaux pour sensibiliser le public.
Conseil : utilisez d’autres canaux numériques comme les blogs, les profils sociaux des ambassadeurs, les vidéos ou les podcasts pour raconter des histoires captivantes sur votre cause et sur la façon dont les dons font la différence ! Utilisez des newsletters par courrier électronique pour tenir vos sympathisants informés et engagés tout au long de la campagne.
Organisez un événement de lancement de campagne si vous le pouvez.
La mise en place d'un événement de lancement de campagne peut générer de l’enthousiasme et de l’engagement. C'est l'occasion d'expliquer les objectifs de la campagne et d'inspirer vos sympathisants. Cet événement peut être virtuel, en présentiel ou même en mode hybride !
Si vous avez besoin d'aide pour organiser un événement caritatif réussi, consultez cet article avec un guide étape par étape !
Utilisez GivingTuesday comme tremplin pour votre campagne de fin d'année
Lors de l'élaboration de votre stratégie globale, il est important de prendre en compte
#GivingTuesday, car cette journée peut générer des résultats significatifs ! Même si vous choisissez de ne pas lancer de campagne de collecte de fonds à part entière à l'occasion de cette journée internationale de générosité, il est important que vos donateurs sachent comment ils peuvent contribuer à votre cause pour l'occasion.
Pensez à utiliser une ou plusieurs des stratégies suivantes pour faire appel à vos sympathisants durant #GivingTuesday :
- Encouragez vos donateurs à économiser un pourcentage de ce qu’ils dépenseraient lors du Black Friday et à le reverser à votre cause.
- Encouragez vos sympathisants à créer leur propre initiative de collecte de fonds peer-to-peer en votre nom. Si vous disposez d'un outil de collecte de fonds tel que la Community Fundraising Platform, vos sympathisants peuvent créer des pages de collecte de fonds personnelles de manière simple et transparente.
- Encouragez votre communauté à partager les publications de votre organisation soulignant votre impact sur les réseaux sociaux et par e-mail. Le site web de Giving Tuesday propose de nombreux modèles que vous pouvez utiliser.
- Vous pouvez même donner l’exemple et faire votre propre bonne action en contactant personnellement vos donateurs pour leur exprimer votre gratitude.
Début décembre : lancez votre campagne de fin d'année !
Intensifiez vos efforts de campagne avec une communication plus fréquente
Envoyez des mises à jour régulières par e-mail, sur les réseaux sociaux et sur d'autres canaux digitaux. Partagez des histoires captivantes, des jalons et l’impact des dons pour rappeler à vos sympathisants la différence qu’ils peuvent faire.
Organisez un événement de don ou un défi à mi-campagne pour augmenter les dons
Il peut s'agir d'initiatives limitées dans le temps, conçues pour motiver les donateurs à donner. Par exemple, vous pouvez créer un défi de dons de 24 heures, dans lequel chaque don effectué dans un laps de temps spécifique est doublé par un généreux donateur ou sponsor ! Des défis comme ceux-ci peuvent créer une urgence et un enthousiasme, encourageant davantage de contributions.
Rappelez à vos sympathisants qu'ils peuvent bénéficier d'un avantage fiscal s'ils réalisent un don à ce moment-là (selon votre pays)
Expliquez clairement comment vos sympathisants peuvent bénéficier d'une déduction d'impôt lorsqu'ils contribuent à votre cause pendant la campagne de fin d'année. Détaillez les avantages fiscaux spécifiques applicables à votre région ou pays, tels que les déductions sur l'impôt sur le revenu ou les réductions de l'impôt global à payer.
Mettre en place une stratégie de suivi pour les donateurs ayant déjà donné.
Votre relation avec vos donateurs ne se termine pas lorsque leur don est effectué ! Mettez en place une stratégie de suivi réfléchie pour exprimer votre gratitude et maintenir leur engagement. Tenez-les informés des progrès de la campagne de dons et de l'impact de leur soutien. Continuez à les impliquer dans les activités de votre organisation et informez-les des initiatives futures.
Mi à fin décembre : dernière phase de votre campagne de fin d'année
Créez un sentiment d’urgence. Concentrez vos efforts de collecte de fonds sur les deux dernières semaines de décembre, lorsque les dons atteignent généralement leur pic. Pour maximiser les dons de fin d'année, créez des messages à la fois urgents et émotionnellement percutants pour souligner le caractère critique de votre mission et l'approche imminente de la date limite. Utilisez une narration convaincante pour mettre en évidence l’impact des dons et pourquoi ils sont nécessaires de toute urgence.
La transparence est la clé à ce stade. Partagez vos progrès et à quel point vous êtes proches d'atteindre votre objectif. Cela renforce non seulement la confiance, mais motive également les donateurs à vous aider à atteindre cet objectif final. Même si vous n’avez pas encore atteint votre objectif, partagez-le de manière positive pour encourager d'autres à vous aider l'année prochaine.
Facilitez davantage les dons en ligne avec des options de don en ligne simples et sécurisées. Comme nous l’avons mentionné lors de votre étape de préparation, simplifiez le processus de don en proposant des options simples et sécurisées en ligne. Réduisez les informations requises lors du don, demandez le strict minimum, et recueillez les autres données sur la page de remerciement, une fois que le don est terminé. Simplifier le processus minimise les obstacles au don, et sécuriser le don est toujours la première priorité.
Une communication cohérente est cruciale. Continuez à dialoguer avec les donateurs via les réseaux sociaux et par e-mail. Maintenez une forte présence en fournissant des mises à jour, en exprimant votre gratitude et en partageant des histoires captivantes.
Janvier : Suivi et remerciement des donateurs
Avant tout, remerciez rapidement vos donateurs. À la fin de votre campagne, il est de la plus haute importance de presque immédiatement montrer votre reconnaissance à votre généreuse communauté de sympathisants.
Ce geste simple mais profond joue un rôle central dans le renforcement de votre relation et la création d'une image positive de votre organisation caritative. Envoyez rapidement des messages de remerciement, en reconnaissant l'impact de leurs contributions et en réaffirmant la valeur de leur soutien. Pour des idées et des bonnes pratiques sur la façon de remercier vos donateurs, lisez cet article !
Fournissez un résumé de l’impact et des résultats de la campagne. Incluez le montant total des fonds collectés, les projets ou initiatives soutenus et toutes les étapes franchies. Montrez aux donateurs la différence concrète que leurs contributions ont apportée.
Analysez les performances de la campagne et recueillez les commentaires des donateurs. Évaluez les performances de la campagne en analysant les données, telles que le nombre de nouveaux donateurs ou de donateurs réguliers ou récurrents, le montant des dons et les niveaux d'engagement.
Recueillez les commentaires des donateurs par le biais d’enquêtes ou de communications directes pour comprendre ce qui a bien fonctionné et où des améliorations peuvent être apportées. Vous pouvez créer des enquêtes gratuites et faciles à l'aide de Google Forms. Ces informations sont essentielles pour affiner et améliorer vos futures campagnes.
Enfin, commencez à planifier la campagne de l'année prochaine. L'après-campagne est un moment idéal pour entamer la planification de l'année suivante. Utilisez les informations tirées de l’analyse de la campagne et des commentaires des donateurs pour élaborer votre stratégie pour l’année à venir. Fixer des objectifs, créer un calendrier et identifier de nouvelles opportunités vous donneront une longueur d’avance dans vos préparatifs.
Dans la dernière partie de l’année, canaliser stratégiquement vos efforts pour exploiter le pic des dons de fin d’année peut être très bénéfique pour toute organisation caritative. N'oubliez pas de créer un sentiment d'urgence, de maintenir une communication ouverte et de simplifier le processus de don, tout en continuant à dialoguer avec vos donateurs. Plus important encore, dites MERCI à vos donateurs et sympathisants. Cette approche peut avoir un impact significatif sur le succès de votre collecte de fonds de fin d’année.
L’utilisation de cette stratégie et de ce calendrier de collecte de fonds de fin d’année peut vous aider à traverser la période chargée de la fin d’année, avec un plan clair. Gardez à l'esprit que ce calendrier est une ligne directrice générale et peut être ajusté pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation. Surveillez régulièrement les performances de votre campagne et faites preuve de flexibilité, en apportant les ajustements nécessaires tout au long du processus.
Vous vous demandez déjà par où commencer votre stratégie de collecte de fonds pour l’année à venir ? Consultez notre guide ! Avec des outils, des conseils et des exercices pratiques pour vous aider à préparer une année de collecte de fonds réussie. Téléchargez votre guide gratuit ici. 