Nu het einde van het jaar langzaam in zicht komt, bereiden non-profitorganisaties en goede doelen zich voor op één van de belangrijkste periodes uit hun kalender: de eindejaarscampagnes!

Deze campagnes gaan niet alleen over de feestdagen, maar kunnen ook een aanzienlijk deel van de jaarlijkse financiering veiligstellen. Met de eindejaarscampagne kunnen goede doelen vaak zelfs het grootste deel van hun jaarlijkse donaties werven.

Om deze periode succesvol door te komen, zijn nauwkeurige planning en strategische uitvoering cruciaal.

Zelfs als je geen strikt jaarplan volgt, is het opstellen en volgen van een eindejaarsplan belangrijk. Om je voorbereidingen voor deze periode een kickstart te geven, hebben we 6 fundamentele stappen voor je online fondsenwervingsstrategie samengesteld zodat jij op koers ligt voor een succesvol einde van het jaar.

De ideale tijdlijn voor een eindejaars- of kerst-inzamelactie kan variëren. Die is namelijk afhankelijk van de omvang van jouw non-profitorganisatie, jouw donateursbestand en de complexiteit van de campagne. Een algemene richtlijn voor het plannen van een succesvolle eindejaarscampagne zou er zo uit kunnen zien:

• Aug - okt: Bepaal jouw plan en jouw doelen
• Sept - okt: Ontwikkel het verhaal van jouw campagne en het contentplan
• Begin tot half november: start jouw eindejaarscampagne alvast
• Begin december: breng jouw eindejaarscampagne in een hogere versnelling
• Half december tot 31 december: laatste ei|ndejaars-push
• Januari: Follow-up en donateurswaardering

Aug - okt: Definieer jouw fondsenwervingsplan en jouw doelen

Begin met het plannen van de online fondsenwervingstrategie voor jouw eindejaarscampagne:

Het ruim van tevoren starten met de planning van jouw eindejaarscampagne is cruciaal voor het succes. In deze fase stel je jouw fondsenwervingsteam samen, bepaal je de tijdlijnen en schets je de algemene strategie van de campagne.

Om een goed plan te kunnen maken, is het bekijken van jouw budget en data van afgelopen eindejaarscampagnes een waardevolle oefening.

• Onderzoek belangrijke online fondsenwerving KPI's, zoals de totale opbrengst aan donaties, het behoud van donateurs en de mate van betrokkenheid.
• Identificeer trends en patronen. Welke strategieën waren effectief en welke voldeden niet aan de verwachtingen? Gebruik deze analyse om je aanpak voor het huidige jaar te verfijnen.
• Identificeer de belangrijkste campagnethema's, boodschappen en de kanalen die je gaat gebruiken voor outreach. Denk na over wat goed werkte in eerdere campagnes en wat je mogelijk wil veranderen.
• Wijs middelen en een budget toe voor de campagne. Hieronder vallen ook de kosten voor marketingmateriaal, software, personeel en andere noodzakelijke uitgaven.
  
  

Voor meer informatie over hoe je jouw data correct analyseert, lees dit artikel!

Stel specifieke doelen voor fondsenwerving vast:

Duidelijk gedefinieerde doelen vormen de basis van elke succesvolle fondsenwervingscampagne. Bepaal hoeveel geld je tijdens de eindejaarscampagne moet inzamelen om de missie en programma's van jouw organisatie te ondersteunen. Gebruik analyse van de resultaten van voorgaande jaren in combinatie met jouw budget om deze doelen te bepalen.

Een nuttige strategie voor het stellen van doelen is de SMART doelen methode.

Hieronder vind je een definitie van SMART-doelen en hoe je ze kunt toepassen op jouw strategie:

• Specifiek: De doelen van non-profitorganisaties moeten goed gedefinieerd en duidelijk zijn. In plaats van een vage doelstelling zoals "donaties verhogen", zou een specifieke doelstelling kunnen zijn: "individuele donaties met 20% verhogen in het volgende fiscale jaar".
• Meetbaar: Doelen moeten kwantificeerbare criteria hebben om de voortgang te volgen en om te bepalen wanneer het doel is bereikt. Bijvoorbeeld: een verhoging van individuele donaties met 20% is meetbaar omdat het een specifieke procentuele toename betreft die in de loop van de tijd kan worden gevolgd en gemeten.
• Acceptabel: Doelen moeten aansluiten bij de missie en overkoepelende doelstellingen van de organisatie. Iedereen moet er achter kunnen staan.
• Realistisch: Doelen moeten realistisch en haalbaar zijn gezien de beschikbare middelen en beperkingen. Uitdagende doelen stellen is belangrijk, maar goede doelen moeten beoordelen of ze de capaciteit, mankracht en financiële middelen hebben om deze te bereiken.
• Tijdgebonden: Doelen moeten een specifiek tijdsbestek hebben voor hun begin en voltooiing. Stel bijvoorbeeld een deadline vast zoals "verhoog individuele donaties met 20% tegen het einde van het volgende fiscale jaar".

Begin met het segmenteren van jouw donateurslijst op basis van donatiegeschiedenis en betrokkenheidsniveaus:

Niet alle donateurs zijn hetzelfde, en door jouw donateurslijst te segmenteren kun je jouw communicatie personaliseren.

Maak segmenten op basis van factoren zoals donatiegeschiedenis, donatiefrequentie, donatiebedrag en betrokkenheid bij jouw organisatie (bijvoorbeeld aanwezigheid bij evenementen of vrijwilligerswerk).

Zorg dat jouw boodschap en donatieverzoeken aansluiten bij elk segment. Houd er rekening mee dat terugkerende donateurs andere motieven kunnen hebben dan nieuwe donateurs of major donors.

September - oktober: ontwikkel het verhaal van jouw eindejaarscampagne

Een boeiend verhaal is key voor het succes van elke inzamelingsactie voor een goed doel. Wanneer potentiële donateurs zich persoonlijk kunnen identificeren met jouw doel, is de kans groter dat ze jouw campagne steunen.

Gedurende deze periode ontwikkel je een meeslepend verhaal en content voor je campagne. Als je de afgelopen jaren al eindejaarscampagnes hebt gevoerd, kijk dan hoe je de traditie in stand kunt houden en er een nieuw element aan kunt toevoegen om te innoveren en de betrokkenheid te vergroten.

Maak een contentkalender met belangrijke data en mijlpalen.

Maak je kalender zo gedetailleerd mogelijk met verschillende soorten inhoud en wanneer je die gaat lanceren, via welk kanaal.

Begin je je campagne bijvoorbeeld met een e-mailoproep? Hoeveel e-mails verstuur je en naar welke doelgroep? Lanceer je berichten op sociale media parallel aan je e-mails? Google Spreadsheets of Docs zijn een uitstekende manier om ieders taken, verschillende actiepunten en deadlines bij te houden.

Wil je graag een voorbeeld contentplan om te gebruiken voor jouw eindejaarscampagne? Vul dan onderstaand korte formulier in.

Bereid digitale en gedrukte materialen voor, met name jouw online donatieformulieren

Neem deze tijd om je site en online donatieformulieren voor te bereiden, samen met alle digitale en gedrukte materialen. Denk aan e-mailsjablonen, afbeeldingen voor sociale media, etc.

Een speciale donatiepagina voor jouw eindejaarscampagne is essentieel. Met een krachtig online donatieplatform kan je meerdere formulieren maken die gelijktijdig draaien en kun je A/B-testen uitvoeren. Het aanpassen van de donatiebedragen, een afbeelding, of een formulier met één of drie kolommen, kan echt een verschil maken. Wees niet bang om te testen waar je publiek het beste op reageert, en nog belangrijker, pas je aanpak hierop aan voor het komende jaar.

Begin tot half november: start jouw eindejaarscampagne alvast

Lanceer jouw campagne begin tot half november. Door vroeg te beginnen, kun je de aandacht van potentiële donateurs trekken voordat de feestdagen losbarsten. Het biedt je een kans om supporters te betrekken en donaties te verzamelen voordat ze worden overspoeld met andere uitgaven voor de feestdagen of andere goede doelen acties.

Begin met het promoten van jouw campagne op jouw website en via andere online kanalen.

Zorg ervoor dat op jouw website duidelijk informatie wordt weergegeven over de eindejaarscampagne, inclusief de doelen van de campagne, de voortgang en manieren om te doneren.

Parallel hieraan verstuur je je eerste campagne-e-mails. Houd rekening met de verschillende soorten donateurs. Benadruk het doel van de campagne, de impact van hun steun en een duidelijke call-to-action (CTA) om te doneren. Plaats tegelijkertijd aankondigingen op je sociale mediaplatforms om bewustzijn te creëren.

Tip: Gebruik andere online kanalen zoals blogs, sociale mediaprofielen van ambassadeurs, video's of podcasts om boeiende verhalen te vertellen over je doel en hoe donaties een verschil maken. Gebruik e-mailnieuwsbrieven om supporters gedurende de campagne op de hoogte te houden en te betrekken.

Organiseer, indien mogelijk, een evenement om de campagne te lanceren.

Een launch evenement voor jouw campagne kan enthousiasme en betrokkenheid creëren. Hier kun je de doelstellingen van de campagne uitleggen en je supporters inspireren. Dit evenement kan virtueel of fysiek plaatsvinden.

Wil jij ook graag een succesvol fondsenwervend evenement dat jaar op jaar groeit? Leer dan van de tips van Stichting Het Gehandicapte Kind.

Gebruik GivingTuesday als startpunt voor jouw eindejaarscampagne.

Bij het opstellen van je algemene strategie is het belangrijk om rekening te houden met #GivingTuesday. Deze dag kan namelijk substantiële resultaten opleveren met een duidelijk actieplan.

Zelfs als je besluit om op deze internationale dag van vrijgevigheid geen uitgebreide fondsenwervende campagne te voeren, is het belangrijk dat jouw donateurs weten hoe zij op deze dag een bijdrage kunnen leveren aan jouw doel.

Overweeg een of meer van de volgende strategieën om in contact te komen met jouw supporters op #GivingTuesday:

• Moedig je donateurs aan om een percentage van het bedrag dat zij op Black Friday zouden uitgeven te sparen en dit aan jouw goede doel te doneren.
• Moedig supporters aan om hun eigen peer-to-peer actie in jouw naam op te zetten. Als je een fondsenwervingstool hebt, zoals een peer-to-peer fondsenwervingsplatform, kunnen jouw supporters eenvoudig persoonlijke actiepagina’s aanmaken.
• Moedig je community aan om de berichten van je organisatie die je impact benadrukken te delen op sociale media en via e-mail. De website van Giving Tuesday biedt talloze templates die je kunt gebruiken.
• Je kunt het goede voorbeeld geven door zelf iets goed te doen. Bijvoorbeeld door persoonlijk contact op te nemen met jouw donateurs om jouw dankbaarheid te uiten.

Begin december: Geef jouw eindejaarscampagne een boost!

Vergroot je campagne-inspanningen door frequenter te communiceren.

Stuur regelmatig updates via e-mail, sociale media en andere online kanalen. Deel boeiende verhalen, mijlpalen en de impact van donaties om supporters te herinneren aan het verschil dat ze kunnen maken.

Overweeg om halverwege de campagne een donatie-evenement of -uitdaging te organiseren om meer donaties te genereren.

Dit kunnen tijdelijke initiatieven zijn die bedoeld zijn om donateurs te motiveren om te doneren. Je kunt bijvoorbeeld een 24-uurs matchfunding-uitdaging creëren, waarbij elke donatie binnen een bepaald tijdsbestek wordt verdubbeld door een gulle donateur of sponsor. Zulke uitdagingen kunnen urgentie en enthousiasme creëren, wat meer donaties stimuleert.

Herinner jouw supporters eraan dat ze kunnen profiteren van een fiscaal rendement als ze nu doneren

Beschrijf duidelijk hoe jouw supporters kunnen profiteren van belastingaftrek wanneer ze tijdens de eindejaarscampagne een bijdrage leveren aan jouw goede doel. Specificeer de specifieke belastingvoordelen die van toepassing zijn, zoals aftrekposten voor inkomstenbelasting.

Voer een follow-upstrategie uit voor donateurs die al eerder hebben gegeven.

Jouw relatie met donateurs stopt niet bij hun eerste donatie. Implementeer een doordachte follow-upstrategie om jouw dankbaarheid te uiten en hen betrokken te houden. Houd hen op de hoogte van de voortgang van de campagne en hoe hun steun impact heeft. Blijf ze betrekken bij de activiteiten van jouw organisatie en informeer hen over toekomstige initiatieven.

Half december tot 31 december: laatste push voor de eindejaarscampagne

Creëer urgentie. Concentreer je op je eindejaarsdonaties in de laatste twee weken van december, wanneer de donaties doorgaans het hoogst zijn. Om jouw eindejaarsdonaties te maximaliseren, kun je dringende en emotioneel aansprekende berichten die het urgente karakter van jouw missie en de naderende deadline overbrengen. Gebruik overtuigende storytelling om de impact van donaties te benadrukken en waarom ze dringend nodig zijn.

Transparantie is nu essentieel. Deel je voortgang en hoe dicht je bij het bereiken van je doel bent. Dit bouwt niet alleen vertrouwen op, maar motiveert donateurs ook om je te helpen dat laatste zetje te geven. Zelfs als je je doel niet hebt gehaald, deel dit dan op een positieve manier om anderen te motiveren je volgend jaar te helpen.

Maak het voor donateurs nog makkelijker om te doneren met eenvoudige en veilige online donatiemogelijkheden. Zoals we in de voorbereidingsfase al aangaven, stroomlijn je het donatieproces met gebruiksvriendelijke, veilige online doneeropties. Probeer de hoeveelheid informatie die je van supporters vraagt bij een donatie te beperken (bijv. adres, telefoonnummer, enz.).

Vraag om het minimum en vraag de rest later. Bijvoorbeeld op de bedankpagina, zodra de donatie is voltooid. Door het proces te vereenvoudigen, minimaliseer je de drempels om te doneren, en het veiligstellen van de donatie staat altijd voorop.

Consistente communicatie is essentieel. Blijf in contact met donateurs via sociale media en e-mail. Zorg voor een sterke aanwezigheid door updates te geven, dankbaarheid te tonen en boeiende verhalen te delen.

Januari: Follow-up en waardering voor jouw donateur

Ten eerste is het belangrijk om jouw donateurs direct te bedanken. Aan het einde van je campagne is het van het grootste belang om zo snel mogelijk je waardering te tonen aan jouw supporters.

Dit eenvoudige maar oprechte gebaar speelt een grote rol in het versterken van jullie relatie en het koesteren van een positief imago voor je goede doel. Stuur direct bedankjes, waarin je de impact van hun bijdragen erkent en de waarde van hun steun bevestigt.

Geef een samenvatting van de impact en resultaten van de campagne. Vermeld het totale opgehaalde bedrag, de ondersteunde projecten of initiatieven en eventuele behaalde mijlpalen. Laat donateurs zien welk tastbaar verschil hun bijdragen hebben gemaakt.

Analyseer de prestaties van de campagne en verzamel feedback van donateurs. Evalueer de prestaties van de campagne door data te analyseren, zoals het aantal nieuwe of terugkerende donateurs, donatiebedragen en betrokkenheidsniveaus.

Verzamel feedback van donateurs via enquêtes of directe communicatie om te begrijpen wat goed werkte en waar verbeteringen mogelijk zijn. Je kunt gratis en eenvoudig enquêtes maken met Google Forms. Deze informatie is heel nuttig voor het verfijnen van je toekomstige campagnes.

Begin ten slotte met het plannen van de campagne voor volgend jaar. De periode na de campagne is een uitstekend moment om te beginnen met de planning voor het komende jaar. Gebruik de inzichten uit de campagneanalyse en de feedback van donateurs om jouw strategie voor het komende jaar te bepalen. Het stellen van doelen, het maken van een tijdlijn en het identificeren van nieuwe kansen geven je een voorsprong in jouw voorbereidingen.

In de laatste maanden van het jaar kan het strategisch inzetten van je inspanningen om de piek aan donaties aan het einde van het jaar te benutten, zeer voordelig zijn. Vergeet niet om een gevoel van urgentie te creëren, open te communiceren en het donatieproces te vereenvoudigen, en tegelijkertijd in contact te blijven met donateurs. Het allerbelangrijkste: BEDANK altijd je supporters. Deze aanpak kan een aanzienlijke impact hebben op het succes van jouw fondsenwerving aan het einde van het jaar.

Deze eindejaarsstrategie en tijdlijn kan je helpen om deze soms overweldigende periode te overbruggen met een duidelijk plan. Houd er rekening mee dat deze tijdlijn een algemene richtlijn is en kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van jouw organisatie. Controleer regelmatig de prestaties van jouw campagne en wees flexibel in het maken van aanpassingen gedurende het proces.

Zelf ook aan de slag met een jaarlijkse fondsenwervingsstrategie? Bekijk dit whitepaper eens! Met hulpmiddelen, tips en praktische oefeningen om je voor te bereiden op een succesvol fondsenwervingsjaar.