Organizza il tuo evento di fundraising nel modo giusto!

Gli eventi sono sicuramente un ottimo modo per coinvolgere i propri sostenitori, acquisirne di nuovi, far conoscere il lavoro della tua organizzazione e dare una spinta in più ai risultati di fundraising!

Ma ammettiamolo, anche se i risultati possono essere straordinari, sappiamo tutti che l'organizzazione di un evento di raccolta fondi, fisico o virtuale, richiede molta pianificazione e ore di lavoro. Quindi, se ti sei mai chiesto da dove cominciare, ti possiamo aiutare.

In questo articolo condivideremo 5 passi fondamentali per pianificare con successo qualsiasi tipo di evento di fundraising, indipendentemente dalle dimensioni della propria organizzazione non profit, e renderlo memorabile per te e per i tuoi sostenitori.

Cosa troverai in questo articolo:

• Come stabilire uno scopo, un obiettivo, un budget e un target
• Come pianificare bene e in anticipo

• Come promuovere il tuo evento

• Come ridurre gli imprevisti
• Come ringraziare i sostenitori e i partecipanti

Stabilisci uno scopo, un obiettivo, un budget e un target

Prima di tutto: definisci con il tuo team qual è lo scopo dell'evento e cosa state cercando di ottenere. Volete raccogliere fondi per la vostra causa? Sensibilizzare sulla vostra missione e creare una rete di contatti o raccogliere donazioni in-kind? Gli obiettivi di questi eventi possono essere diversi, quindi chiarite fin dall'inizio cosa volete ottenere.

Prendiamo ad esempio un evento di friend-raising. In questo caso, lo scopo principale dell'evento è quello di far conoscere la propria missione e acquisire nuovi sostenitori. Tenendo a mente questo aspetto, potreste chiedere al vostro cerchio di costituenti di spargere la voce, invitando coloro che fanno parte del loro network e che potrebbero essere interessati a conoscere meglio la vostra causa.

L'obiettivo è sensibilizzare l'opinione pubblica su un problema, parlare di ciò che la propria organizzazione fa per affrontarlo e dei risultati dei propri progetti. Tutto questo senza l'aspettativa di raccogliere molti fondi durante l'evento, ma guadagnando qualcosa che potrebbe essere ancora più prezioso: la vostra base di donatori.

Sappiamo cosa potresti pensare: "Se non raccolgo fondi da questo evento, come posso coprire i costi del friend-raising?". Affidarsi al sostegno di uno o più sponsor può aiutare a farlo! Rivolgiti a imprenditori o aziende locali che potrebbero essere interessati a partecipare e a sostenere l’evento.

Se invece stai pensando di organizzare un evento di fundraising, allora devi partire da questi 4 punti: 

• Stabilire un obiettivo finanziario: quanto denaro dovrebbe raccogliere la propria organizzazione non profit per sostenere un progetto specifico? A ciò vanno aggiunte TUTTE le spese che dovrete affrontare per la gestione dell'evento.

Ma, soprattutto, bisogna essere realistici. Ogni organizzazione vorrebbe raccogliere milioni per la propria causa, ma la tua base di donatori è in grado di raggiungere queste cifre?

• Definire un budget: Bisogna pensare a tutti i dettagli: dai costi della location, al cibo, alle sponsorizzazioni, fino ai materiali di marketing come i gadget. Considera il budget per avere un tema specifico per il tuo evento, o se avrai bisogno di un aiuto esterno per gestirlo.

Dovrai annotare tutto e inserirlo nel budget che tu e il tuo team avete prefissato.

E mentre fate un brainstorming sul budget, valutate la possibilità di coinvolgere sponsor che possano coprire alcuni costi (catering, location, materiale di marketing, ecc.). Non abbiate paura di chiedere una sponsorizzazione, sareste sorpresi di vedere quante aziende sono desiderose di aiutare. E assicurarsi l'aiuto di uno sponsor vi permetterà di mettere in pratica alcune idee creative che potrebbero essere irraggiungibili con il vostro budget.

• Identificare il pubblico di riferimento: Pensa a chi vuoi raggiungere. La scelta dell'audience influenzerà il tipo di evento stesso, ma anche il modo in cui si parlerà al proprio target e i canali che si utilizzeranno. Tutti vorrebbero organizzare un evento di fundraising e raggiungere il maggior numero di persone possibile, attirando tutte le età e i tipi di donatori... lo scenario perfetto. Ma il più delle volte non è possibile.
• Scegliere il tipo di evento in base al target: Se si vuole raggiungere un pubblico più giovane, è meglio evitare eventi statici come serate di gala o cene. Meglio un concerto, un happy hour o una gara sportiva, qualcosa che possa accendere il loro interesse e coinvolgerli anche in modo stimolante. E per comunicare l'evento utilizza i social media e i contenuti video invece di mailing diretti e inviti cartacei. In questo modo raggiungerete sicuramente un pubblico più ampio e giovane!

Detto questo, non dovete dimenticare la vostra base di donatori. Se Millennial, Gen X e Gen Z non fanno ancora parte della tua base di donatori, è meglio evitare i social media come canale di comunicazione principale. Pensa a un modo migliore e su misura per coinvolgerli.

In ogni caso, bisogna tenere presente che il pubblico target dovrà avere una chiara comprensione dell'uso che verrà fatto del suo denaro, del suo tempo e del suo coinvolgimento. In base a ciò potranno decidere se partecipare o meno.

Pianifica, pianifica, pianifica!

Ci siamo passati tutti... Abbiamo sottovalutato l'importanza della pianificazione e ci ritroviamo a fare le cose all'ultimo secondo, sperando che non ci siano problemi. Inutile dire che questo può accadere anche quando si organizza un evento. Pianificando in anticipo il tuo evento di raccolta fondi, sarai in grado di renderlo memorabile per i tuoi sostenitori e per la tua organizzazione non profit. E sarai anche più preparato nel caso in cui si presentassero contrattempi imprevisti.

Un altro motivo per cui è essenziale pianificare in anticipo, soprattutto se la tua è una piccola organizzazione, è che potresti anche non avere risorse dedicate che si occupino della pianificazione e della gestione dell'evento. I membri del tuo team devono probabilmente continuare a svolgere il loro normale lavoro di fundraising e devono avere un'idea chiara di quali siano i loro compiti e di come gestire il loro tempo.

Ecco alcuni punti da tenere a mente quando si definiscono i pilastri di evento di fundraising (budget, obiettivi, target, ecc.):

Le risorse

• Pensa a quante persone del tuo team saranno coinvolte e assegna un ruolo specifico a ciascuna di esse in base alle loro competenze. Nomina un team leader che avrà il compito di gestire tutto, assicurandosi che tutti conoscano i propri compiti e controllando che tutte le scadenze siano rispettate.
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• Considera la possibilità di coinvolgere i tuoi volontari come parte del team organizzativo e durante l'evento. Saranno ansiosi di aiutare a creare entusiasmo, ma anche a occuparsi della logistica prima e durante il grande giorno. Inoltre, avrai bisogno di uno o più membri del team che gestiscano i volontari, li guidino e organizzino i loro turni; qualcuno che sia il loro punto di riferimento in caso di domande o problemi.

L'allestimento

• Annota tutti i dettagli relativi all'organizzazione dell'evento. Sarà un evento fisico o digitale? Quale sarà la durata dell'evento? Valuta il costo della location e se verrà servito del cibo, ecc.
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• Prenota, assicurati e pianifica le tue esigenze principali (location, catering, intrattenimento e relatori) prima di promuovere l'evento al pubblico. Non vorrai dover organizzare di nuovo il tuo evento da zero perché ti sei perso quella location fantastica, vero? E ancora di più, non vorrai comunicare questo cambiamento al tuo pubblico. Inoltre, i tuoi sostenitori e i partecipanti dovranno sapere quando, dove e come si terrà l'evento prima di iscriversi, semplicemente perché queste informazioni potrebbero influenzare la loro decisione di partecipare.

La comunicazione

• Crea una strategia di promozione. Avere un'agenda ti aiuterà a capire di quali immagini o materiali avrai bisogno, chi si occuperà della grafica, dei contenuti e del lancio. Inoltre, avrai a disposizione le tempistiche per ciascuno di questi elementi.
• Differenzia i canali da utilizzare per promuovere il tuo evento, ma allinea i diversi messaggi. I post sui social, il direct mailing, le DEM e la pagina web devono avere lo stesso tone of voice, e lo stesso look & feel. Fai in modo che i tuoi sostenitori si immergano in uno spazio personalizzato, creato appositamente per il tuo evento di fundraising.
• Non dimenticare di fornire ai tuoi sponsor tutti gli elementi visivi, i materiali e i contenuti necessari per comunicare con lo stesso tono. Prepara un kit di comunicazione per loro, renderà la vita più facile a entrambi.

La parte più importante dell'organizzazione di un evento si riduce quindi a questo punto: la pianificazione. Prendi nota e inizia in anticipo.

3, 2, 1... è il momento di promuovere il tuo evento di fundraising

Ora è il momento di promuovere ciò che tu e il tuo team avete pianificato fin nei minimi dettagli. Tieni presente che potresti avere l'idea più bella per il tuo evento, ma se nessuno lo sa, nessuno parteciperà. Bisogna darsi il tempo di spargere la voce, perché l'evento può avvicinarsi molto velocemente.

Non dimenticare di attenerti al target che hai selezionato durante la fase di brainstorming e di pianificazione. Il messaggio promozionale e la parte creativa (così come i canali scelti) saranno su misura per questi sostenitori.

Invia gli inviti o "Save the Date" con mesi di anticipo, in modo da informare il pubblico. Come abbiamo già detto, è importante comunicare subito la data, l'ora, il luogo e lo scopo dell' evento di fundraising. In questo modo i sostenitori avranno il tempo di decidere se partecipare o meno e di bloccare per tempo le loro agende.

Nelle comunicazioni successive bisognerà convincere il pubblico che il proprio evento vale il suo tempo e il suo denaro, perché ovviamente farà una donazione per la vostra causa e il vostro progetto. Mantenete alta l'attenzione e continuate a parlarne per stimolare la conversazione attorno all'evento (leggete la nostra guida su come promuovere il vostro evento di raccolta fondi sui social media).

Gli sponsor, i volontari e i sostenitori vi aiuteranno nella promozione dell'evento. Saranno una cassa di risonanza, la vostra migliore occasione per generare entusiasmo nel loro network, attirando più iscritti al vostro evento e più persone interessate a sostenere la vostra causa.

💡Ecco un nostro suggerimento: coinvolgete i vostri donatori nella promozione dell'evento con una campagna di Peer-to-Peer fundraising per aumentate il coinvolgimento! Una sfida sportiva, una gara di cucina o una serata di gioco, qualunque sia l'evento, con la piattaforma giusta potete fornire ai vostri sostenitori uno strumento semplice per partecipare e coinvolgere il loro network.

Ad esempio, un'organizzazione che si occupa di migliorare il benessere all'interno dei rifugi per animali potrebbe pensare di organizzare una breve maratona per i suoi donatori con i loro animali domestici.

Dando ai donatori la possibilità di diventare ambassador e fundraiser e consentendo loro di lanciare la propria pagina personale di digital fundraising, l'organizzazione aumenterebbe il proprio reach e i propri risultati.

 Non dimenticare di esercitarti prima di “andare in scena”

L'evento si sta avvicinando e ora è il caso di pensare alle prove. Organizza una giornata di prove con tutti quelli che saranno coinvolti durante la giornata: sarà sicuramente utile per il team e per i volontari avere una prova generale dell'evento.

Cogli l'occasione per controllare la location, per vedere se ci sono problemi. I microfoni funzionano? Le indicazioni per raggiungere la location sono chiare? Le code per le registrazioni e per il cibo si svolgeranno senza problemi?

Dovrai pensare a ogni dettaglio e seguire ogni fase dell'evento, per avere una giornata di successo e senza intoppi. Assicurati che i volontari e il personale conoscano il loro ruolo e i loro compiti in qualsiasi momento e valuta un piano B in caso di assenze impreviste.

Esercitarsi è essenziale per creare un ambiente privo di stress e, poiché non possiamo prevedere tutto, avere la maggior parte dei passaggi già organizzati in anticipo aiuterà a risolvere più facilmente i problemi improvvisi.

 Ringrazia!

Infine, ma non meno importante, ricordati sempre di ringraziare. 

I donatori, gli sponsor, i collaboratori, i volontari.... Tutti coloro che sono stati coinvolti devono essere ringraziati! Assicurati che sappiano di essere apprezzati, questo ti aiuterà a impegnarti con loro in un evento successivo.

Invia email di follow-up e, se puoi, un piccolo regalo a chi ha partecipato. Ricordati di inviare la prima email non più di due giorni dopo l'evento: aggiungi i successi dell'evento, i risultati e i traguardi raggiunti con il loro aiuto.

Cogli l'occasione per trasformare i partecipanti in donatori ricorrenti, aggiungendo anche un appello a continuare a sostenere la missione della tua organizzazione. Sicuramente tu e il tuo team avrete fatto un lavoro straordinario durante l'evento e avrete ispirato i vostri sostenitori. Quindi, mantenete vivo il sentimento con una mail di ringraziamento, e state certi che molti vorranno far parte della vostra community.

Durante la fase di registrazione, non dimenticare di chiedere l'iscrizione alla tua newsletter e mailing list. In questo modo potrai inviare non solo la mail di ringraziamento, ma anche altre comunicazioni relative alla causa della tua organizzazione non profit. Tieni il pubblico informato sulla missione e su quanto il loro aiuto abbia significato e valso per i beneficiari della tua organizzazione nelle settimane successive.

Con questi 5 consigli di iRaiser ora hai un'idea di come iniziare a organizzare il tuo evento di fundraising.

L'evento deve rappresentare un buon ROI per il vostro tempo e i vostri sforzi, quindi se lo pianificherete con largo anticipo e terrete conto del vostro obiettivo di raccolta fondi e del vostro budget, lo renderete sicuramente memorabile.

Se stai cercando delle idee per eventi di fundraising futuri, lasciati ispirare dal nostro articolo: 4 nuove idee per raccogliere (più) fondi.