Les événements sont un excellent moyen d'engager le dialogue avec vos sympathisants, d'en acquérir de nouveaux, de sensibiliser à votre cause et de donner un coup de pouce supplémentaire aux résultats de votre collecte de fonds !
Soyons honnêtes, même si les résultats sont étonnants, nous savons tous que l'organisation d'un événement de fundraising, qu'il soit physique ou virtuel, demande beaucoup de planification et des heures de travail. Donc, si vous vous êtes déjà demandé par où commencer, vous êtes au bon endroit.
Dans cet article, nous allons partager 5 étapes fondamentales pour réussir à planifier tout type d'événement caritatif, quelle que soit la taille de votre association, et le rendre mémorable pour vous et vos sympathisants.
Définissez votre but, votre objectif, votre budget et votre cible
Tout d'abord, déterminez l'objectif de votre événement caritatif avec votre équipe. Voulez-vous collecter des fonds pour votre cause ? Faire connaître votre mission et développer votre réseau, ou collecter des dons en nature ? L'objectif de ces événements peut être différent, alors précisez dès le départ ce que vous souhaitez réaliser.
Prenons par exemple un événement de friend-raising. Dans ce cas, le but premier de votre événement est de faire connaître la marque et d'acquérir de nouveaux sympathisants. Dans cette optique, vous devez demander à votre cercle de sympathisants de faire passer le mot, en invitant les personnes de leur entourage susceptibles d'être intéressées par votre cause.
L'objectif est ici de sensibiliser à un problème, de parler de ce que votre organisation à but non lucratif fait pour s'y attaquer et des résultats de vos projets. Tout cela sans espérer récolter beaucoup d'argent pendant l'événement, mais en gagnant quelque chose qui peut être encore plus précieux : votre base de donateurs.
Nous savons ce que vous pensez : « Si je ne récolte pas d'argent lors de cet événement, comment puis-je rentrer dans mes frais et couvrir les coûts de la collecte d'un ami ? ». Compter sur le soutien d'un ou plusieurs sponsors peut vous aider à y parvenir ! Demandez l'aide d'entrepreneurs ou d'entreprises locales qui pourraient être intéressés à s'impliquer dans votre cause et à soutenir votre événement.
Si vous envisagez plutôt d'organiser un événement de fundraising, vous devez absolument commencer par ces 4 points :
- Fixez un objectif financier : combien d'argent votre association à but non lucratif doit-elle collecter pour soutenir un projet spécifique ? Ajoutez à cela TOUTES les dépenses que vous aurez à faire pour organiser votre événement. N'oubliez pas de fixer des objectifs réalistes. Toutes les organisations à but non lucratif aimeraient collecter des millions pour leur cause, mais votre base de donateurs est-elle capable d'atteindre ces chiffres ?
- Fixez un budget : pensez à tous les détails : les coûts du lieu, la nourriture, des sponsors et même du matériel de marketing tel que la vente de produits de marque. Considérez le budget pour avoir un thème spécifique pour votre événement, ou si vous aurez besoin d'une aide extérieure pour le gérer. Vous devez noter tout cela et l'intégrer dans votre objectif financier.
- Identifiez votre public cible : demandez-vous qui vous voulez atteindre. Le choix du public influencera le type d'événement lui-même, mais aussi la manière dont vous vous adresserez à votre cible et les canaux que vous utiliserez. Tout le monde aimerait organiser un événement de fundraising et toucher le plus grand nombre de personnes possible, en attirant des donateurs de tous âges et de tous types... le scénario parfait. Mais, la plupart du temps, ce n'est tout simplement pas possible.
- Choisissez le bon type d'événement : si vous envisagez de toucher un public plus jeune, il est préférable d'éviter les événements statiques tels que les galas ou les dîners avec vente aux enchères. Envisagez plutôt un concert caritatif avec une vente de billets ou un événement sportif avec des frais d'inscription, quelque chose qui peut susciter leur intérêt et les impliquer, même de manière stimulante.
Pour communiquer sur l'événement, utilisez les réseaux sociaux et les contenus vidéo, pour atteindre un public plus large et plus jeune !
Planifier, planifier, planifier !
Planifier son événement de fundraising à l'avance vous permettra de mettre toutes les chances de votre côté pour le rendre mémorable à la fois pour vos sympathisants et pour votre organisme à but non lucratif.
Voici quelques points à garder à l'esprit lors de la définition des piliers de votre événement caritatif (budget, objectif, cibles etc...) :
Les ressources
Réfléchissez au nombre de personnes de votre équipe qui seront mobilisées et attribuez un rôle spécifique à chacune d'entre elles en fonction de leurs compétences. Décidez d'un chef d'équipe qui sera chargé de tout gérer, de s'assurer que chacun connaît ses tâches et de vérifier que tous les délais sont respectés.
Pensez à impliquer vos bénévoles dans l'équipe d'organisation et pendant votre événement. Ils seront ravis de vous aider à créer un engouement autour de l'événement, mais aussi à assurer la logistique avant et pendant le grand jour. Vous aurez également besoin d'un ou plusieurs membres de l'équipe pour gérer les bénévoles, les diriger et organiser leurs quarts de travail ; quelqu'un qui sera leur point de référence en cas de questions ou de problèmes.
L'installation
Réservez, sécurisez et planifiez à l'avance vos principaux besoins - lieu, nourriture, divertissement et intervenants - avant de promouvoir l'événement auprès du public. Vos sympathisants et participants doivent savoir quand, où et comment l'événement sera organisé avant de s'inscrire.
La communication
Élaborez une stratégie de promotion. Le fait d'avoir un agenda vous aidera à comprendre de quels visuels ou matériaux vous aurez besoin, qui s'occupera des graphismes, du contenu et du lancement. De plus, vous connaîtrez le calendrier de chacun de ces éléments.
Différenciez les canaux que vous utiliserez pour promouvoir votre événement caritatif, mais harmonisez vos différents messages - vos messages sociaux, vos publipostages, vos campagnes d'e-mailing et votre page web doivent avoir le même ton et la même apparence. Faites en sorte que vos supporters se plongent dans un espace personnalisé, en marque blanche, créé spécifiquement pour votre événement de fundraising.
N'oubliez pas de fournir à vos sponsors tous les visuels, matériels et contenus nécessaires pour communiquer avec le même tone of voice. Préparez un dossier de communication pour eux, cela vous facilitera la vie à tous les deux.
La partie la plus importante de l'organisation d'un événement se résume donc à ce point : la planification.
3, 2, 1... C'est l'heure de la promotion
Il est maintenant temps de promouvoir ce que vous avez prévu dans les moindres détails !
N'oubliez pas de vous en tenir au public cible que vous avez sélectionné lors de la phase de brainstorming et d'élaboration de la stratégie. Votre message et vos créations promotionnelles (ainsi que les canaux choisis) seront conçus sur mesure pour ces sympathisants.
Envoyez des invitations ou « Save the date » plusieurs mois à l'avance, afin d'enthousiasmer votre public. Pour faire suite à ce que nous avons dit précédemment, il est important de communiquer dès le départ la date, l'heure, le lieu et l'objectif de votre événement de collecte de dons en ligne. Ainsi, vos sympathisants auront le temps de décider de leur présence et de bloquer leurs agendas à temps.
Conseil iRaiser : Faites participer vos sympathisants, leurs amis et leur famille à la promotion de votre événement caritatif avec une campagne Peer-to-Peer, et stimulez votre engagement ! Qu'il s'agisse d'un défi sportif comme le Triathlon des Roses, d'un concours de cuisine ou d'une soirée de jeux, quel que soit l'événement, avec la bonne plateforme, vous pouvez fournir à vos supporters un outil facile pour participer et impliquer leur réseau.
Par exemple, un organisme sans but lucratif qui travaille avec des chiens pourrait penser à organiser un petit marathon pour ses donateurs avec leurs animaux de compagnie.
En donnant aux donateurs la possibilité de devenir des ambassadeurs et des collecteurs de fonds, et en leur permettant de lancer leur page personnelle de collecte de fonds, votre organisation caritative peut augmenter sa portée et ses résultats.
N'oubliez pas de vous entraîner avant de monter sur scène
Votre événement approche à grands pas et vous devez maintenant penser aux répétitions. Organisez une journée d'entraînement avec tous ceux qui seront impliqués dans la journée. Il sera certainement bénéfique pour votre équipe et vos bénévoles d'avoir un aperçu de l'événement.
Profitez-en pour vérifier le lieu, pour voir s'il y a des problèmes. Les microphones fonctionnent-ils ? Les indications pour se rendre au lieu de l'événement sont-elles claires ? La réception et les files d'attente pour les repas se dérouleront-elles sans problème ?
Vous devez penser à chaque détail et passer en revue chaque étape de l'événement, pour que la journée soit réussie et sans accroc.
Assurez-vous que vos bénévoles et votre personnel connaissent leur rôle et leurs tâches à tout moment, et pensez à un plan B en cas d'absences imprévues.
La pratique est essentielle pour créer un environnement sans stress, et comme nous ne pouvons pas tout prévoir, le fait d'avoir déjà organisé la plupart des étapes à l'avance vous aidera à résoudre plus facilement les problèmes soudains.
Dites merci !
Enfin, n'oubliez jamais de dire merci. Vos donateurs, vos sponsors, vos collègues, vos bénévoles... Tous ceux qui ont été impliqués doivent être remerciés !
Envoyez des e-mails de suivi et, si vous le pouvez, une petite récompense matérielle à ceux qui ont participé. N'oubliez pas d'envoyer le premier e-mail au plus tard deux jours après le grand jour : ajoutez les succès de l'événement, les résultats et les réalisations obtenus avec leur aide.
Profitez de cette occasion pour transformer vos participants en donateurs récurrents, en ajoutant également un appel à continuer à soutenir votre mission. Vous avez certainement fait un travail remarquable pendant l'événement, et vous avez inspiré vos supporters. Entretenez ce sentiment en envoyant un e-mail de remerciement efficace, et soyez assuré que beaucoup voudront faire partie de votre communauté et agir.
Pendant la phase d'inscription, n'oubliez pas de demander des inscriptions à votre liste de diffusion. Comme cela, vous serez en mesure d'envoyer non seulement l'e-mail de remerciement, mais aussi d'autres communications autour de la cause de votre association. Tenez votre public informé de votre mission et de ce que leur aide a signifié et valu pour vos bénéficiaires au cours des semaines suivantes.
Grâce à ces 5 étapes, vous savez maintenant comment commencer l'organisation de votre événement caritatif ! Vous êtes à la recherche d'une idée originale pour récolter des fonds ? iRaiser vous présente des exemples de campagnes innovantes ! Laissez vous inspirer par notre article : 4 nouvelles idées pour collecter plus de fonds.