Evenementen zijn een geweldige manier om in contact te komen met jouw supporters, nieuwe supporters te werven, de bekendheid van je zaak te vergroten en je fondsenwervingsresultaten een extra impuls te geven!
Maar laten we eerlijk zijn: hoewel de resultaten verbluffend kunnen zijn, weten we allemaal dat er veel planning en uren werk zitten in de organisatie van een fondsenwervend evenement, of het nu fysiek of virtueel is. Dus als je je ooit hebt afgevraagd waar je moet beginnen, ben je hier aan het juiste adres.
In dit artikel delen we 5 basisstappen voor het succesvol plannen van elk soort goede doelen evenement, ongeacht de grootte van jouw organisatie, en om het onvergetelijk te maken voor jou en je supporters.
In dit artikel:
- Een doelstelling, budget en target vaststellen
- Goed en op tijd plannen
- Je evenement aanjagen
- De generale repetitie voor je event
- Je supporters bedanken
Stel jouw doel, doelstelling, budget en target vast
Het allerbelangrijkste: bedenk samen met je team wat het doel is van je goede doelen evenement en wat je ermee wil bereiken. Wil je geld inzamelen voor je goede doel? Wil je je missie onder de aandacht brengen en je netwerk uitbreiden, of wil je in natura donaties inzamelen? Het doel van deze evenementen kan verschillen, dus maak vanaf het begin duidelijk wat je wil bereiken.
Laten we bijvoorbeeld een friendraising-evenement nemen. In dit geval is het primaire doel van je evenement om merkbekendheid te creëren en nieuwe supporters te werven. Met dit in gedachten zou je je achterban moeten vragen om jouw boodschap te verspreiden en diegenen uit hun netwerk uit te nodigen die mogelijk geïnteresseerd zijn om meer over je doel te weten te komen. Het doel is om bewustzijn te creëren over een probleem, te vertellen wat je non-profitorganisatie doet om het probleem aan te pakken en wat de resultaten van je projecten zijn. Dit alles zonder de verwachting om veel geld op te halen tijdens het evenement, maar met iets dat misschien nog wel waardevoller is: je donateursbestand.
We weten wat je denkt: "Als ik met dit evenement geen geld ophaal, hoe kan ik dan quitte spelen en de kosten van de vriendenwerving dekken?". Vertrouwen op de steun van een of meer sponsors kan je daarbij helpen! Vraag de hulp van lokale ondernemers of bedrijven die mogelijk geïnteresseerd zijn om zich bij je doel aan te sluiten en je evenement te steunen.
Als je van plan bent om een fondsenwervende activiteit te organiseren, moet je zeker met de volgende 4 punten beginnen:
-
Stel een financieel doel: Hoeveel geld moet je organisatie inzamelen om een specifiek project te ondersteunen? Tel hier ALLE kosten bij op die je moet maken om je evenement te organiseren. Vergeet niet om realistische doelen te stellen. Elke non-profitorganisatie wil miljoenen inzamelen voor haar goede doel, maar is je donateursbestand wel in staat om dat bedrag te bereiken?
-
Stel een budget vast: Denk aan elk detail: van de kosten voor de locatie, het eten, sponsoring tot marketingmateriaal zoals merkartikelen. Houd rekening met het budget voor een specifiek thema voor je evenement, of externe hulp die je nodig hebt om het te beheren. Schrijf alles op en voeg dat toe aan je financiële doelstelling.
Denk tijdens het brainstormen over het budget na over het inschakelen van sponsors die een deel van de kosten kunnen dekken (catering, locatie, marketingmateriaal, enz.). Wees niet bang om sponsoring aan te vragen; je zult versteld staan hoeveel bedrijven je graag willen helpen. En door de hulp van een sponsor in te schakelen – of het nu in geld of in natura is – kun je creatieve ideeën realiseren die misschien niet haalbaar zijn binnen je budget.
-
Identificeer je doelgroep: Vraag jezelf af wie je wil bereiken. De keuze van de doelgroep beïnvloedt het type evenement zelf, maar ook de manier waarop je met je doelgroep communiceert en de kanalen die je gebruikt. Iedereen wil graag een fondsenwervend evenement organiseren en zoveel mogelijk mensen bereiken, van alle leeftijden en met verschillende soorten donateurs... het perfecte scenario. Maar meestal is dat gewoon niet mogelijk.
-
Kies het juiste type evenement: Als je een jonger publiek wil bereiken, kun je beter een traditioneel evenement zoals een gala of diner met veilingitems vermijden. Overweeg in plaats daarvan een concert met kaartverkoop, een happy hour of een sportwedstrijd met inschrijfgeld, iets dat hun interesse kan wekken en hen zelfs op een uitdagende manier kan betrekken.
Gebruik sociale media en videocontent in plaats van direct mailings en papieren uitnodigingen om over het evenement te communiceren. Je bereikt hiermee zeker een breder en jonger publiek!
Dat gezegd hebbende, verlies je donateurs niet uit het oog. Als millennials, generatie X en generatie Z nog geen deel uitmaken van je donateursbestand, kun je sociale media beter vermijden als belangrijkste communicatiekanaal. Bedenk een betere, op maat gemaakte manier om hen te betrekken.
Houd er in ieder geval rekening mee dat je doelgroep een duidelijk beeld moet hebben van waar hun geld, tijd en betrokkenheid aan besteed zullen worden. Op basis daarvan kunnen ze beslissen of ze aan je fondsenwervende evenement willen deelnemen of niet.
Plan, plan, plan!
We hebben het allemaal weleens meegemaakt... We onderschatten het belang van planning en we doen dingen vaak op het laatste moment, in de hoop dat er geen problemen zullen zijn. Het spreekt voor zich dat dit kan gebeuren bij het organiseren van een evenement. Door je fondsenwervende evenement van tevoren te plannen, maak je het niet alleen onvergetelijk voor zowel je supporters als je organisatie, maar ben je ook beter voorbereid op onverwachte tegenslagen.
Een andere reden waarom vooruit plannen essentieel is, vooral als je een kleine organisatie bent, is dat je mogelijk niet eens over mensen beschikt die de planning en het beheer van het evenement voor hun rekening kunnen nemen. Je teamleden moeten waarschijnlijk gewoon doorgaan met hun reguliere werk in de fondsenwerving. Daarom is het belangrijk om hen een duidelijk beeld te geven van hun taken en hoe ze hun tijd moeten indelen.
Hier zijn een paar punten om in gedachten te houden bij het definiëren van de pijlers van jouw goede doelen evenement (budget, doel, targets, enz.):
De middelen
Denk na over hoeveel mensen uit je team betrokken zullen zijn en wijs elk van hen een specifieke rol toe op basis van hun vaardigheden. Kies een teamleider die verantwoordelijk is voor het beheer van de gehele campagne, ervoor zorgt dat iedereen zijn taken kent en controleert of alle deadlines worden gehaald.
Overweeg om je vrijwilligers te betrekken bij het organisatieteam en tijdens je evenement. Ze helpen je graag met het creëren van hype, maar ook met de logistiek voor en tijdens de grote dag. Je hebt ook een of meer teamleden nodig om de vrijwilligers aan te sturen, te begeleiden en hun diensten te organiseren; iemand bij wie ze terecht kunnen met vragen of problemen.
De opstelling
Schrijf alle details over de opzet van het evenement op. Wordt het een fysiek of digitaal evenement? Hoe lang duurt het evenement? Evalueer de kosten van de locatie en of je eten serveert, etc.
Reserveer, verzeker en plan jouw belangrijkste behoeften – locatie, eten, entertainment en sprekers – voordat je het evenement met het publiek deelt. Zo voorkom je dat je jouw evenement opnieuw moet organiseren omdat je bijvoorbeeld die fantastische locatie hebt gemist. Dat wil je niet aan jouw publiek communiceren. Laat jouw supporters en bezoekers weten wanneer, waar en hoe het evenement plaatsvindt voordat ze zich inschrijven. Deze informatie kan van invloed zijn op hun beslissing om te komen.
De communicatie
Stel een promotiestrategie op. Een tijdsplanning helpt je te begrijpen welke visuals of materialen je nodig hebt, wie de grafische vormgeving, de content en de lancering verzorgt. Bovendien creëer je zo een strakke timing voor elk van deze elementen.
Differentieer de kanalen die je gebruikt om je goede doelen evenement te promoten, maar zorg dat je verschillende boodschappen op elkaar zijn afgestemd: je berichten op sociale media, direct mailings, e-mailcampagnes en webpagina moeten dezelfde toon en uitstraling hebben. Laat je supporters over het evenement communiceren in een speciale community.
Vergeet niet om je sponsors te voorzien van alle benodigde visuals, materialen en content om met dezelfde toon te communiceren. Bereid een communicatiepakket voor, dat maakt het leven voor jullie beiden makkelijker.
Het belangrijkste onderdeel van het organiseren van een evenement komt daarom neer op dit punt: de planning. Houd hier rekening mee en begin ruim op tijd. Je kunt ook projectmanagementtools zoals Asana, Monday, Trello of iets anders gebruiken.
3, 2, 1… Promotietijd
Het is nu tijd om je plannen tot in de kleinste details te promoten. Houd er rekening mee dat je misschien wel het beste idee voor je evenement hebt, maar als niemand ervan weet, komt er ook niemand. Gun jezelf de tijd om het te verspreiden, want het wordt al snel een drukke periode.
Vergeet niet om je te houden aan de doelgroep die je tijdens de brainstorm- en strategieontwikkelingsfase hebt geselecteerd. Je promotieboodschap en creatieve uitingen (en de gekozen kanalen) worden op maat gemaakt voor die supporters.
Verstuur Save the Date-kaarten of uitnodigingen maanden van tevoren om je publiek enthousiast te maken. Zoals we eerder al zeiden, is het belangrijk om direct de datum, tijd, locatie en het doel van je goede doelen evenement te delen. Zo hebben je supporters de tijd om te beslissen of ze komen en om hun agenda op tijd vrij te maken.
In de volgende communicatie moet je je publiek ervan overtuigen dat jouw evenement hun tijd en geld waard is, want je wil dat ze doneren voor jouw doel en project. Creëer de nodige buzz voorafgaand aan het evenement om de aandacht vast te houden en het gesprek gaande te houden.
Jouw sponsors, vrijwilligers en supporters helpen je met de promotie van jouw evenement. Ze fungeren als klankbord en jouw beste kans om enthousiasme te genereren binnen hun netwerk, waardoor je meer inschrijvers voor jouw evenement aantrekt en meer mensen aantrekt die mogelijk geïnteresseerd zijn om jouw doel te steunen .
💡 Tip van iRaiser: Betrek je supporters en hun vrienden en familie bij de promotie van je evenement met een event fundraising campagne en vergroot je betrokkenheid! Of het nu gaat om een sportwedstrijd, kookwedstrijd of spelletjesavond, met het juiste platform kun je je supporters een eenvoudige tool bieden om deel te nemen en hun netwerk te betrekken. Bedenk ook of je gebruik wil maken van een slimme ticketing oplossing bij jouw evenement.
Een non-profitorganisatie die zich met honden bezighoudt, zou bijvoorbeeld een korte marathon voor haar donateurs kunnen organiseren, waarbij de huisdieren van de donateurs worden meegenomen.
Door donateurs de kans te geven om ambassadeurs en fondsenwervers te worden en hen de mogelijkheid te bieden om hun eigen actiepagina op te zetten, kan het goede doel haar bereik vergroten en haar resultaten verbeteren.
Vergeet niet te oefenen voordat je het podium opgaat
Je evenement komt snel dichterbij en je moet nu al aan de repetitie denken. Organiseer een generale repetitie met iedereen die bij de dag betrokken zal zijn. Het is nuttig voor je team en vrijwilligers om het evenement door te nemen.
Gebruik deze kans om de locatie te controleren en te kijken of er problemen zijn. Werken de microfoons? Is de routebeschrijving naar de locatie duidelijk? Verlopen de receptie en de wachtrijen voor het eten soepel?
Denk na over elk detail en elke stap van het evenement, om een succesvolle en soepele dag te hebben.
Zorg ervoor dat jouw vrijwilligers en medewerkers op elk moment weten wat hun rol en taken zijn en bedenk een plan-B voor het geval dat zij onverwacht afwezig zijn.
Oefenen is essentieel voor het creëren van een stressvrije omgeving. En omdat we niet alles kunnen voorspellen, kun je door de meeste stappen al te plannen, plotselinge problemen gemakkelijker oplossen.
Bedankt!
En vergeet niet om altijd 'dankjewel' te zeggen.
Je donateurs, je deelnemers, je sponsors, je collega's, je vrijwilligers... Iedereen die betrokken was, verdient een bedankje! Zorg ervoor dat ze zich gewaardeerd voelen, dit helpt je om bij een volgend evenement met ze in contact te komen.
Stuur follow-up e-mails en, indien mogelijk, een kleine fysieke beloning naar de deelnemers. Vergeet niet de eerste e-mail niet later dan twee dagen na de grote dag te versturen: beschrijf de successen van het evenement, de resultaten en de doelen die met hun hulp zijn bereikt.
Grijp deze kans om van jouw deelnemers terugkerende donateurs te maken en voeg er een oproep aan toe om jouw missie te blijven steunen. Je hebt tijdens het evenement fantastisch werk geleverd en jouw supporters geïnspireerd. Houd de sfeer dus levend met een effectieve bedankmail, en wees ervan verzekerd dat velen deel willen uitmaken van jouw community en actie willen ondernemen.
Vergeet tijdens de inschrijfperiode niet om toestemming te vragen voor toevoeging aan je mailinglijst. Zo kun je niet alleen de bedankmail versturen, maar ook meer berichten over jouw doel en organisatie. Houd je publiek de weken na het evenement op de hoogte van je missie en hoeveel hun hulp voor de mensen waarvoor jouw organisatie zich inzet, waard was.
Met deze 5 punten kun je aan de slag met de organisatie van jouw fondsenwervende evenement
Je evenement moet een goede ROI opleveren voor je tijd en moeite. Dus als je het goed plant en rekening houdt met je fondsenwervingsdoel en budget, maak je het zeker onvergetelijk. Dankzij deze 5 punten weet je nu hoe je aan de slag kunt met het organiseren van je goede doelen evenement! Wil je weten hoe je jouw fondsenwervende evenement jaar op jaar kunt laten groeien? Lees over de groei van de Mega Wandel Marathon.