Veranstaltungen sind eine großartige Möglichkeit, mit Ihren Unterstützer*innen in Kontakt zu treten, neue zu gewinnen, das Bewusstsein für Ihre Sache zu schärfen und Ihrem Fundraising einen zusätzlichen Schub zu geben!
Aber seien wir ehrlich: Auch wenn die Ergebnisse oftmals erstaunlich sein mögen, wissen wir alle, dass die Organisation einer Spendenveranstaltung - ob live vor Ort oder virtuell - viel Planung und stundenlange Arbeit erfordert. Wenn Sie sich also jemals gefragt haben, wo Sie anfangen sollen, sind Sie hier genau richtig.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen 5 grundlegende Schritte vor, mit denen Sie jede Art von Fundraising-Veranstaltung, unabhängig von der Größe Ihrer gemeinnützigen Organisation, erfolgreich planen und für Sie und Ihre Unterstützer*innen unvergesslich machen können.
Was Sie hier finden:
- Definieren Sie Zweck, Ziel und Budget
- Planen, planen, planen!
- 3, 2, 1... Es ist Zeit für die Ankündigung
- Vergessen Sie nicht zu üben, bevor Sie auf die Bühne gehen
- Dankeschön!
Definieren Sie Zweck, Ziel und Budget
Das Wichtigste zuerst: Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, was der Zweck Ihrer Fundraising-Veranstaltung ist und was Sie erreichen wollen. Wollen Sie Geld für Ihre Sache sammeln? Wollen Sie auf Ihre Mission aufmerksam machen und Ihr Netzwerk ausbauen oder Sachspenden sammeln? Die Ziele dieser Veranstaltungen können unterschiedlich sein, daher sollten Sie sich von Anfang an darüber im Klaren sein, was Sie erreichen wollen.
Nehmen wir zum Beispiel eine Veranstaltung, wo der Hauptzweck darin besteht, die Marke bekannt zu machen und neue Unterstützer*innen zu gewinnen. Ziel ist es, das Bewusstsein für ein Problem zu schärfen, darüber zu sprechen, was Ihre gemeinnützige Organisation tut, um das Problem zu lösen, und die Ergebnisse Ihrer Projekte zu erläutern. All dies ohne die Erwartung, während der Veranstaltung viel Spendengelder einzunehmen, sondern um etwas zu gewinnen, das vielleicht noch wertvoller ist: Ihre Spenderdatenbank zu erweitern.
Wir wissen, was Sie denken: "Wenn ich bei dieser Veranstaltung kein Geld einnehme, wie soll ich dann die Kosten für die Neuspenderwerbung decken?". Wenn Sie sich auf die Unterstützung eines oder mehrerer Sponsoren verlassen, können Sie genau das erreichen! Bitten Sie ortsansässige Unternehmer oder Firmen um Hilfe, die daran interessiert sein könnten, sich für Ihre Sache zu engagieren und Ihre Veranstaltung zu unterstützen.
Wenn Sie stattdessen eine Fundraising-Veranstaltung planen, sollten Sie auf jeden Fall diese 4 Punkte berücksichtigen:
- Setzen Sie sich ein finanzielles Ziel: Wie viel Geld soll Ihre Organisation für ein bestimmtes Projekt aufbringen? Rechnen Sie dazu ALLE Kosten, die bei der Durchführung Ihrer Veranstaltung entstehen. Denken Sie daran, sich realistische Ziele zu setzen. Jede gemeinnützige Organisation würde gerne Millionen für ihre Sache sammeln, aber ist Ihre Spenderbasis überhaupt in der Lage, diese Zahlen zu erreichen?
- Legen Sie ein Budget fest: Denken Sie an jedes Detail: von den Kosten für den Veranstaltungsort, das Essen, das Sponsoring bis hin zu Marketingmaterialien. Berücksichtigen Sie das Budget für ein bestimmtes Thema für Ihre Veranstaltung oder ob Sie externe Hilfe für die Organisation benötigen. Schreiben Sie alles auf und fügen Sie es zu Ihrem finanziellen Ziel hinzu.
Überlegen Sie bei der Budgetplanung, ob Sie Sponsoren einbeziehen können, die einen Teil der Kosten übernehmen (Catering, Veranstaltungsort, Marketingmaterial usw.). Scheuen Sie sich nicht, um einen Sponsor zu bitten. Sie werden erstaunt sein, wie viele Unternehmen bereit sind zu helfen. Und wenn Sie sich die Hilfe eines Sponsors sichern - sei es in Form von Geld- oder Sachleistungen - können Sie einige kreative Ideen verwirklichen, die mit Ihrem Budget vielleicht nicht realisierbar wären.
- Definieren Sie Ihre Zielgruppe: Fragen Sie sich, wen Sie erreichen wollen. Die Wahl der Zielgruppe beeinflusst nicht nur die Art der Veranstaltung selbst, sondern auch die Art und Weise, wie Sie Ihre Zielgruppe ansprechen und welche Kanäle Sie nutzen werden. Jeder würde gerne eine Spendenaktion organisieren und so viele Menschen wie möglich erreichen, alle Altersgruppen und Arten von Spendern ansprechen... das perfekte Szenario. Aber meistens ist das einfach nicht möglich.
- Wählen Sie die richtige Art von Veranstaltung: Wenn Sie ein jüngeres Publikum ansprechen wollen, sollten Sie eine statische Veranstaltung wie Galas oder ein Abendessen mit einer Auktion vermeiden. Ziehen Sie stattdessen ein Konzert mit Kartenverkauf, eine Happy Hour oder einen Sportwettbewerb mit Anmeldegebühr in Betracht, etwas, das ihr Interesse wecken und sie auch auf anspruchsvolle Weise einbeziehen kann.
Nutzen Sie für die Kommunikation über die Veranstaltung soziale Medien und Videoinhalte anstelle von Direktmailings. Auf diese Weise erreichen Sie mit Sicherheit ein breiteres und jüngeres Publikum!
Allerdings sollten Sie auch Ihre aktuelle Spenderbasis nicht vergessen. Wenn Millennials, Gen X und Gen Z noch nicht zu Ihrem Spenderstamm gehören, sollten Sie die sozialen Medien nicht als primären Kommunikationskanal nutzen. Überlegen Sie sich einen optimal zugeschnittenen Weg, um sie einzubeziehen.
In jedem Fall sollten Sie bedenken, dass Ihre Zielgruppe eine klare Vorstellung davon haben muss, wofür ihr Geld, ihre Zeit und ihr Engagement verwendet werden sollen. Auf dieser Grundlage können sie entscheiden, ob sie sich beteiligen wollen oder nicht.
Planen, planen, planen!
Das kennen wir alle... Wir haben die Bedeutung der Planung etwas unterschätzt und ertappen uns dabei, wie wir Dinge in letzter Sekunde erledigen, in der Hoffnung, dass es keine Probleme geben wird. Das kann natürlich auch bei der Organisation einer Veranstaltung passieren. Glauben Sie uns, wenn Sie Ihre Fundraising-Veranstaltung im Voraus planen, können Sie sie nicht nur für Ihre Unterstützer*innen und Ihre Organisation unvergesslich machen, sondern Sie sind auch besser vorbereitet, falls es zu plötzlichen Pannen kommt.
Ein weiterer Grund, warum eine frühzeitige Planung unerlässlich ist, ist, dass Sie als kleine Organisation möglicherweise nicht einmal über spezielle Ressourcen verfügen, die sich um die Planung und Organisation der Veranstaltung kümmern. Ihre Teammitglieder müssen höchstwahrscheinlich ihren regulären Aufgaben im Bereich des Fundraisings nachgehen und brauchen eine klare Vorstellung davon, welche Aufgaben sie haben und wie sie ihre Zeit einteilen können.
Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie bei der Festlegung der Eckpfeiler Ihrer Fundraising-Veranstaltung (Budget, Ziel, Vorgaben, usw.) beachten sollten:
Die Ressourcen
Überlegen Sie, wie viele Personen aus Ihrem Team beteiligt sein werden, und weisen Sie jedem von ihnen je nach seinen Fähigkeiten eine bestimmte Rolle zu. Entscheiden Sie sich für einen Teamleiter, der alles leitet, sicherstellt, dass jeder seine Aufgaben kennt und überprüft, dass alle Fristen eingehalten werden.
Ziehen Sie in Erwägung, Ihre Freiwilligen in das Organisationsteam und während der Veranstaltung einzubeziehen. Sie werden Ihnen gerne dabei helfen, die Veranstaltung in Schwung zu bringen, aber auch bei der Logistik vor und während des großen Tages. Außerdem brauchen Sie ein oder mehrere Teammitglieder, die die Freiwilligen managen, sie anleiten und ihre Schichten organisieren; jemanden, der ihnen bei Fragen oder Problemen zur Seite steht.
Der Ablauf
Notieren Sie alle Einzelheiten zum Ablauf der Veranstaltung. Wird es sich um eine Veranstaltung vor Ort oder digitale Veranstaltung handeln? Wie lange wird die Veranstaltung dauern? Überlegen Sie, was der Veranstaltungsort kostet und ob Sie Essen servieren werden, usw.
Buchen, sichern und planen Sie Ihre wichtigsten Anforderungen - Veranstaltungsort, Essen, Unterhaltungsprogramm und Redner - im Voraus, bevor Sie die Veranstaltung der Öffentlichkeit vorstellen. Sie möchten Ihre Veranstaltung nicht noch einmal von Grund auf neu organisieren müssen, weil Sie den tollen Veranstaltungsort verpasst haben, richtig? Außerdem möchten Sie diese Änderung Ihrem Publikum nicht mitteilen. Um fair zu sein, müssen Ihre Unterstützer*innen und Teilnehmer*innen wissen, wann, wo und wie die Veranstaltung stattfinden wird, bevor sie sich anmelden, weil diese Informationen ihre Entscheidung zur Teilnahme beeinflussen könnten.
Die Kommunikation
Erstellen Sie eine Werbestrategie. Wenn Sie einen Ablaufplan haben, wissen Sie, welche Bilder oder Materialien Sie benötigen, wer sich um die Grafiken, den Inhalt und den Start kümmert. Außerdem können Sie den Zeitplan für jedes dieser Elemente festlegen.
Differenzieren Sie die Kanäle, über die Sie für Ihre Fundraising-Veranstaltung werben, aber stimmen Sie Ihre verschiedenen Botschaften aufeinander ab - Ihre Beiträge in de sozialen Median, Direktmailings, E-Mail-Kampagnen und Ihre Webseite sollten die gleiche Botschaft, den gleichen Tonfall und das gleiche Aussehen haben. Lassen Sie Ihre Unterstützer*innen in einen eigenen Bereich eintauchen, der speziell für Ihre Fundraising-Veranstaltung geschaffen wurde.
Vergessen Sie nicht, Ihren Sponsoren alle visuellen Elemente, Materialien und Inhalte zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um mit der gleichen Botschaft zu kommunizieren. Bereiten Sie ein Kommunikationskit für sie vor. Das wird Ihnen beiden das Leben erleichtern.
Das Wichtigste bei der Organisation einer Veranstaltung ist also dieser Punkt: die Planung. Beginnen Sie daher so früh wie möglich. Sie können auch Projektmanagement-Tools wie Asana verwenden.
3, 2, 1... Es ist Zeit für die Ankündigung
Jetzt ist es an der Zeit, das, was Sie geplant haben, bis ins kleinste Detail zu bewerben. Denken Sie daran, dass Sie die tollste Idee für Ihre Veranstaltung haben können, aber wenn niemand davon weiß, wird auch niemand daran teilnehmen. Geben Sie sich Zeit, um die Veranstaltung bekannt zu machen, denn es kann sehr schnell sehr voll werden.
Vergessen Sie nicht, sich an die Zielgruppe zu halten, die Sie in der Brainstorming- und Strategieentwicklungsphase ausgewählt haben. Ihre Werbebotschaft und Ihr Werbematerial (sowie die gewählten Kanäle) sollten selbstverständlich auf diese Unterstützer*innen zugeschnitten sein.
Versenden Sie bereits Monate im Voraus "Save the Date"-Karten oder Einladungen, um Ihre Zielgruppe neugierig zu machen. Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, Datum, Uhrzeit, Ort und Zweck Ihrer Fundraising-Veranstaltung sofort bekannt zu geben. So haben Ihre Unterstützer*innen genug Zeit, um zu entscheiden, ob sie teilnehmen möchten, und können ihre Termine rechtzeitig blockieren.
In der folgenden Kommunikation sollten Sie Ihr Publikum davon überzeugen, dass Ihre Fundraising-Veranstaltung ihre Zeit und ihr Geld wert ist, denn natürlich werden sie für Ihre Sache und Ihr Projekt spenden. Erzeugen Sie im Vorfeld der Veranstaltung den nötigen Buzz, um die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten und für Gesprächsstoff zu sorgen .
Ihre Sponsoren, Freiwilligen und Unterstützer*innen werden Ihnen bei der Werbung für Ihre Veranstaltung helfen. Sie können wertvolles Feedback geben und bieten Ihnen die beste Gelegenheit, in ihrem Netzwerk Begeisterung zu wecken, um mehr Teilnehmer*innen für Ihre Veranstaltung zu gewinnen, die an der Unterstützung Ihrer Sache interessiert sind.
💡iRaiser-Tipp: Beziehen Sie Ihre Unterstützer*innen und deren Freunde und Familie mit einer Peer-to-Peer-Fundraising-Kampagne in die Werbung für Ihre Fundraising-Veranstaltung ein und steigern Sie Ihr Engagement! Ob Sportwettkampf, Kochwettbewerb oder Spieleabend - mit der richtigen Plattform können Sie Ihren Unterstützer*innen ein einfaches Tool zur Verfügung stellen, um sich zu beteiligen und ihr Netzwerk einzubeziehen.
Eine gemeinnützige Organisation, die sich für Hunde einsetzt, könnte zum Beispiel eine spezielle Spendenaktion wie einen kurzen Laufwettbewerb für ihre Spender*innen und deren Haustiere organisieren.
Indem man den Spendern die Möglichkeit gibt, Botschafter und Fundraiser zu werden, und ihnen erlaubt, ihre persönliche Spendenseite einzurichten, können Sie die Reichweite ihrer gemeinnützigen Organisation erhöhen und ihre Ergebnisse steigern.
Vergessen Sie nicht zu üben, bevor Sie auf die Bühne gehen
Ihre Veranstaltung rückt schnell näher und Sie sollten jetzt an die Proben denken. Organisieren Sie einen Probetag mit allen, die an diesem Tag beteiligt sein werden, denn es wird für Ihr Team und die Freiwilligen sicher von Vorteil sein, die Veranstaltung durchzuspielen.
Nutzen Sie die Gelegenheit, um den Veranstaltungsort zu überprüfen, um festzustellen, ob es irgendwelche Probleme gibt. Funktionieren die Mikrofone? Ist die Wegbeschreibung zum Veranstaltungsort eindeutig? Werden der Empfang und die Warteschlangen für das Essen reibungslos ablaufen?
Sie sollten an jedes Detail denken und jeden Schritt der Veranstaltung durchgehen, um einen erfolgreichen und reibungslosen Tag zu haben.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Freiwilligen und Mitarbeiter ihre Rolle und ihre Aufgaben jederzeit kennen, und denken Sie an einen Plan B für den Fall unerwarteter Abwesenheit.
Üben ist wichtig, um ein stressfreies Umfeld zu schaffen, und da wir nicht alles vorhersehen können, wird es Ihnen helfen, unvorhergesehene Probleme leichter zu lösen, wenn Sie die meisten Schritte bereits im Voraus organisiert haben.
Dankeschön!
Vergessen Sie nicht, sich zu bedanken.
Ihre Spender, Ihre Sponsoren, Ihre Mitarbeiter, Ihre Freiwilligen... Jedem, der beteiligt war, sollte gedankt werden! Stellen Sie sicher, dass sie wissen, dass sie geschätzt werden, denn das wird Ihnen helfen, bei einer späteren Veranstaltung mit ihnen in Kontakt zu treten.
Schicken Sie Dankes-E-Mails und, wenn möglich, ein kleines Andenken an diejenigen, die teilgenommen haben. Denken Sie daran, die erste E-Mail nicht später als zwei Tage nach dem großen Tag zu versenden: Fügen Sie die Erfolge der Veranstaltung, die Ergebnisse und die mit ihrer Hilfe erreichten Leistungen hinzu.
Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Teilnehmer*innen zu wiederkehrenden Spender*innen zu machen, und fügen Sie einen Appell hinzu, Ihre Mission weiterhin zu unterstützen. Sie haben während der Veranstaltung sicherlich eine großartige Arbeit geleistet und Ihre Unterstützer*innen inspiriert. Halten Sie dieses Gefühl mit einer effektiven Dankes-E-Mail aufrecht, und seien Sie sicher, dass viele Teil Ihrer Gemeinschaft werden und aktiv werden wollen.
Vergessen Sie nicht, während der Registrierungsphase nach Opt-Ins für Ihre Mailingliste zu fragen. Auf diese Weise können Sie nicht nur die Dankes-E-Mail versenden, sondern auch weitere Mitteilungen rund um das Anliegen Ihrer gemeinnützigen Organisation. Halten Sie Ihre Teilnehmer*innen in den folgenden Wochen über Ihre Mission auf dem Laufenden und darüber, wie viel ihre Hilfe für Ihre Empfänger bedeutet.
Mit diesen 5 Punkten haben Sie nun eine Idee, wie Sie Ihre Fundraising-Veranstaltung erfolgreich planen können
Ihre Veranstaltung sollte einen guten ROI für Ihre Zeit und Ihre Bemühungen bieten. Wenn Sie sie also gut planen und Ihr Spendenziel und Budget berücksichtigen, wird sie mit Sicherheit unvergesslich werden. Dank dieser 5 Punkte wissen Sie nun, wie Sie mit der Organisation Ihrer Fundraising-Veranstaltung beginnen können! Suchen Sie nach einer originellen Idee für eine Spendenaktion? Lassen Sie sich von unserem Artikel inspirieren: 4 neue Fundraising-Ideen, um mehr Spendengelder zu sammeln.