Wanneer er een ramp of crisissituatie zich voordoet, is de sleutel tot succesvolle fondsenwerving alert reageren en snel handelen. Je moet je campagne lanceren, erover communiceren en je donateurs mobiliseren binnen de eerste paar dagen, zo niet uren.
Jouw reactievermogen bij een onverwachte gebeurtenis heeft veel impact op:
- Het succes van jouw oproep: wees aanwezig op sociale netwerken, in de zoekresultaten van Google (organisch of betaald),
- Jouw imago: laat aan jouw donateurs zien dat jouw organisatie flexibel en gestructureerd is om crises het hoofd te bieden en te reageren op behoeften als ze zich voordoen.
In dit artikel geven we je de sleutel tot een succesvolle oproep voor noodfondsenwerving:
1. Noodsituaties: waar hebben we het over?
2. Hoe ben je voorbereid en alert in crisistijd? De 7 aandachtspunten om vooraf aan te werken
3.Geen actie ondernemen: welke impact kan dit hebben op jouw non-profitorganisatie?
Noodsituaties: waar hebben we het over?
Volgens Wikipedia een noodsituatie “een urgente, onverwachte en doorgaans gevaarlijke situatie die een onmiddellijk risico vormt voor gezondheid, leven, eigendom, of omgeving die onmiddellijke actie vereist.”
Als we denken aan potentiële crises of noodsituaties, denken we aan oorlogen, natuurrampen en gebeurtenissen die het leven van mensen direct in gevaar brengen.
Helaas zijn er nog veel meer situaties die aan deze beschrijving voldoen: de Notre Dame, de branden in het Amazonegebied of Covid-19.
Hoe ben je voorbereid en reageer je alert in crisistijd? De 7 aandachtspunten om vooraf aan te werken.
De Afghaanse crisis, Covid-19, de oorlog in Oekraïne en de verschillende noodsituaties veroorzaakt door klimaatverschijnselen - de afgelopen jaren zijn gekenmerkt door talloze crises. Er bestaat onmiddellijke urgentie: dit geldt ook voor jouw organisatie. In een toekomstige noodsituatie bevindt jouw organisatie zich misschien wel op de frontlinie en moet je flexibel en snel zijn om direct na een crisis een gerichte campagne te starten.
Daarom is het van cruciaal belang dat jouw organisatie klaar is om actie te ondernemen door de drie onderstaande pijlers te volgen.
🔝 Online fondsenwerving tools
Hieronder staan de 7 gebieden waar je nu aan moet werken:
Interne organisatie: Noodsituaties of een onvoorziene gebeurtenis kunnen je gebruikelijke gang van zaken verstoren. Je moet daarom vooraf een crisismanagementplan opstellen, dat indien nodig direct kan worden ingezet. Een duidelijke hiërarchie stelt je in staat om flexibel te zijn in je besluitvorming en daardoor campagnes sneller te lanceren.
Om verwarring tijdens deze momenten te voorkomen, is het ook noodzakelijk dat jouw teamleden hun rollen goed kennen. Moeten we onze taken op de gebruikelijke manier uitvoeren of moeten we ons bezighouden met de reactie op de crisis? En meer in het algemeen:
- Wie doet wat?
- Wie is waar verantwoordelijk voor?
- Wie vervangt wie bij afwezigheid?
De begroting: Het opzetten van een campagne brengt kosten met zich mee. In plaats van tijd te verspillen, wat kostbaar is in een crisis, kun je offertes en andere schattingen opvragen om te zien hoeveel geld er nodig is, en vervolgens een specifiek budget laten goedkeuren. Bereid je budget vooraf voor. Hierdoor kun je jouw verschillende campagnes en acties efficiënt en met weinig vertraging lanceren.
Het communicatieplan: Een compleet en effectief communicatieplan voor een campagne creëren in minder dan 24 uur? Laten we eerlijk zijn, dat is onmogelijk, vooral als je je dagelijkse activiteiten wilt voortzetten, inclusief campagnes die al lopen.
Om te voorkomen dat je voor verrassingen komt te staan als er een crisis ontstaat, raden wij je ten zeerste aan om jouw communicatieplan vooraf op te stellen:
- Emails
- Beeldmateriaal
- Berichten voor social media
- Grafische richtlijnen voor noodsituaties
- Communicatiekanalen (sociale netwerken, Google Ads, etc.)
- A page on your website
Zo kun je jouw campagne niet alleen zo snel mogelijk lanceren, maar je hoeft ook niet de werkzaamheden binnen jouw organisatie te verstoren door goedkeuring te vragen aan de gehele organisatie voor het campagnemateriaal.
Als je campagnematerialen en crisiscommunicatieplan klaar zijn, zul je enkele elementen moeten vervangen om ze aan te passen aan de betreffende crisis. Maar 80% van het werk is dan al gedaan.
Donateursegmentatie: Net als jouw communicatieplan moet jouw segmentatie al gedefinieerd zijn. Normaal gesproken spreekt je jouw donateurs op verschillende manieren aan, afhankelijk van hun leeftijd, hun gevoeligheid voor bepaalde doelen, hun donatievoorkeuren, enz. Dezelfde regels gelden voor noodcampagnes. Door jouw verschillende segmenten voor te bereiden, kun je jouw online fondsenwerving optimaliseren vanaf het begin.
Digitalisering en interne communicatie: Door jouw organisatie, en daarmee je tools, te digitaliseren, kun je snel de juiste berichten bij de juiste mensen krijgen. De verschillende lockdowns die Covid-19 met zich meebracht, hebben een precedent geschapen; je weet nu hoe belangrijk het is om op afstand te kunnen communiceren, via instant messaging of videoconferenties.
Naast de hierboven genoemde tools, zoals Teams, Google Chat, Slack of Zoom, Google Meet, kunnen ook andere digitale tools erg handig zijn voor projectmanagement: Trello, Monday, Notion - en deze zijn vaak beschikbaar in een gratis versie.
Jouw online fondsenwervingstools: Jouw huidige donatieformulieren zijn actief, maar wat gebeurt er als er een crisis ontstaat? Hier zijn de vragen die je jezelf moet stellen:
Kun je meerdere donatieformulieren aanmaken, specifiek voor jouw verschillende campagnes?
Het is van groot belang dat je voor elke campagne en zelfs voor elk van jouw segmenten een aparte donatiepagina kunt maken.
In het specifieke geval van noodsituaties moet je jouw fondsenwervingspagina aanpassen om de juiste boodschap over te brengen en de grafische richtlijnen aanpassen (als je richtlijnen voor crises hebt).
💡We raden je aan om meerdere speciale donatiepagina's te maken die specifiek gericht zijn op crisismanagement: één voor elk segment. Zo kun je de boodschap afstemmen op het type donateurs dat u aanspreekt en hun donatieproces vergemakkelijken.
- Kan jouw fondsenwervingsoplossing de verkeersdrukte aan? Zoals we zagen toen het conflict in Oekraïne uitbrak, een grote crisis, is de toestroom van online verkeer plotseling en hevig. Zeker als je al ons advies hebt opgevolgd en jouw campagne binnen een paar uur live is, of als je een tv-campagne of uitzending lanceert.
- Je moet 100% zeker zijn dat jouw donatiepagina de hoeveelheid verkeer aankan. Wat is erger dan een pagina die offline is terwijl de noodtoestand heerst?
In februari en maart 2022 namen verschillende organisaties contact met ons op omdat hun inzamelingspagina's de grote toestroom aan bezoekers niet aankonden en de donaties die ze ontvingen, werden geblokkeerd.
- Zijn de zoekwoorden voor je betaalde zoekcampagnes klaar? Zichtbaarheid geven aan je campagne is essentieel, maar je mag geen tijd verspillen. Ook hier is tijdigheid essentieel.
Maak van tevoren lijsten met trefwoorden waarop je kunt bieden. Op de dag zelf hoef je deze lijsten alleen nog maar aan te passen met de naam van de betreffende noodsituatie en kun je beginnen. Werk je met een bureau of agency? Vraag hen dan nu om de juiste trefwoorden te identificeren.
- Beschik je over een peer-to-peerplatform? In geval van nood kunt je met een peer-to-peercampagne reageren op verzoeken van supporters die jouw organisatie op meer manieren willen helpen dan alleen een donatie. Via deze campagne kunnen ze hun eigen persoonlijke actiepagina starten en geld in zamelen.
Als je al een peer-to-peerplatform voor noodsituaties hebt opgezet, bespaar je kostbare tijd. Zodra de berichten zijn aangepast en het platform is gelanceerd, kunnen jouw supporters beginnen met het inzamelen van fondsen via hun persoonlijke en/of professionele netwerken.
- Wil je gericht fondsenwerven voor een specifiek doel, met eventuele tegenprestaties of bijvoorbeeld matchfunding om ook bedrijven erbij te betrekken? Overweeg dan om een crowdfunding campagne voor noodhulp op te zetten. Met het juiste platform, zoals ook dat van iRaiser, pas je gemakkelijk e-mail journeys, matchfunding functies en meer aan om adequaat te reageren tijdens een crisis. Ook communiceer je de impact direct op je crowdfunding website.
Met een crowdfunding platform zet je snel fondsenwerving voor noodhulp op en beschik je over de juiste tools om jouw supporters, collectief te laten bijdragen en impact te maken.
Tot slot moeten, zoals vermeld in het communicatieplan, ook jouw website, berichten en visuals voor sociale media gereed zijn.
Geen actie ondernemen: welke impact kan dit hebben op jouw non-profitorganisatie?
Niet reageren op een noodsituatie kan een negatieve impact hebben op jouw imago, vooral als de situatie verband houdt met het doel dat je steunt of als je wordt beschouwd als een "hulporganisatie".
Als er een rampzalige gebeurtenis plaatsvindt, bezoeken jouw supporters misschien wel jouw website in de hoop te doneren. Stel je hun teleurstelling voor als er niets over te vinden is op jouw website en er geen speciale donatiepagina is. Jouw merkimago zou er ernstig onder lijden.
Daarom is het van groot belang dat je je voorbereidt op crisismanagement.
Als uw organisatie niet voorop loopt, kun je nog steeds actie ondernemen en de inspanningen en acties van andere goede doelen steunen of doorgeven. Jouw achterban zal dit initiatief zeker waarderen.
Als er één ding is dat u uit dit artikel moet onthouden, dan is het dit: REAGEER ALERT!
Wil je meer advies over online fondsenwerving en geld inzamelen voor uw goede doel? Neem contact met ons op! Onze experts geven je alle adviezen die je nodig hebt om donatieformulieren te maken voor noodsituaties - en nog veel meer!