Blog | iRaiser

Fondsenwerving Strategie: nieuwe donateurs verwelkomen

Geschreven door iRaiser Team | 21-aug-2025 10:03:33

Het verwelkomen van nieuwe donateurs is een belangrijk onderdeel van een succesvolle online fondsenwervingstrategie. Het is een sleutelmoment dat jouw relatie kan maken of breken.

De beste manier om nieuwe donateurs te verwelkomen voor een langdurige relatie.

Het verwelkomen van een nieuwe donateur is een belangrijke stap in het donatieproces. Je maakt of breekt jouw relatie ermee. "Je krijgt geen tweede kans om een goede eerste indruk te maken", zei een beroemde modeontwerper ooit. Hetzelfde geldt voor online fondsenwerving!

Laten we ons even in de schoenen van de donateur verplaatsen. Hij kent je eigenlijk niet en toch vertrouwt hij je een geldbedrag toe waarvan hij hoopt dat je het goed zult gebruiken. Zelf krijgt hij er niets tastbaars voor terug.

Het minste wat je kunt doen is Bedankt zeggen, toch? En toch, als je kijkt naar de onderwerpregel van e-mails die direct na een donatie worden verzonden, wordt lang niet altijd 'dankjewel' gebruikt. In plaats daarvan wordt de term 'Bevestiging' gebruikt. Nogal koud als welkomstbericht, vind je niet?

Zorg ervoor dat je het woord gebruikt "Bedankt" in de onderwerpregel van jouw e-mail. Beter nog, zeg "Bedankt, Jan" of "Bedankt, meneer Jansen", afhankelijk van jouw communicatiestijl en e-mailtemplate, om de eerste interactie met jouw donateur direct te personaliseren.

Voor de rest van de e-mail geldt, wees consistent en maak het persoonlijk. Aarzel niet om personalisatie op alle niveaus te gebruiken; het zorgt voor vertrouwen en jouw openpercentage wordt hoger:

  • Stuur een welkomstmail, en vergeet de begroeting niet warm te laten klinken en de naam van de donateur te gebruiken: “Beste Jan,”
  • Wanneer er verwezen wordt naar het gedoneerde bedrag: “Een speciaal bedankje..” of “We zijn ontzettend dankbaar voor de donatie van € 70 die je zojuist aan onze organisatie hebt gedaan.”
  • Wanneer er verwezen wordt naar de campagne waaraan is gedoneerd (uiteraard zodra de campagne is geïdentificeerd): “Dankzij jouw vrijgevigheid kunnen we onmiddellijk hulp bieden aan de mensen die getroffen zijn door de recente aardbeving in Nepal!”
  • Personaliseer de handtekening van je e-mail: In plaats van simpelweg te ondertekenen met "Donateursservice", of met "Directeur". Maak het zo herkenbaar en warm mogelijk. Onderteken jouw e-mail namens "Nathalie, van de Donateursservice", en, nog beter, voeg Nathalies foto en haar telefoonnummer toe om donateurs zich nog beter gezien te laten voelen!

Vergeet natuurlijk niet om ook hun belastingbewijs te vermelden: wanneer en hoe ze daar toegang toe kunnen krijgen.

Voor nieuwe major donors is het niet verstandig om dezelfde e-mail te sturen als naar reguliere donateurs. In plaats daarvan kun je het beste een telefoontje plannen, vanuit de donateurafdeling, of met de directeur of voorzitter zelf, om de major donor persoonlijk te bedanken. Een bedankbrief, ondertekend door de voorzitter, is ook een aardig gebaar.

Hoe snel na de donatie moet je een bedankmail sturen? Direct. Het lijkt voor sommigen misschien vanzelfsprekend, maar in de online wereld is onmiddellijke dankbaarheid de sleutel. Je donateur drie dagen later bedanken is absoluut uit den boze.

En nu, wat nu? Zoals je wellicht al hebt begrepen, beperkt het verwelkomen van een nieuwe donateur zich niet tot het sturen van een bedankmail of een telefoontje.

De welkomstfase is een zeer belangrijke, toegewijde fase in de donor journey, maar die journey is nog langer.

Hier volgen enkele voorbeelden van wat je in de journey kunt opnemen:

Presentatie-e-mails

  • Een videopresentatie van jouw organisatie: jouw hoofdkantoor, het team, enz.
  • Een video waarin de missie van jouw organisatie wordt beschreven
  • Een uitleg over hoe donateurs toegang kunnen krijgen tot hun account (indien online beschikbaar)
  • Een welkomstmail van een vertegenwoordiger van de donateur afdeling, waarin wordt uitgelegd bij welke gelegenheden jouw team contact met hem/haar kan opnemen.

Call to Action-e-mails

  • Een uitnodiging voor een open dag bij jouw organisatie of een evenement
  • Een e-mail met een vragenlijst om te achterhalen wat hun voorkeuren zijn: hoe vaak ze het liefst benaderd willen worden, met welk soort informatie, over welke onderwerpen, etc.
  • Een korte vragenlijst met de vraag of hij of zij jouw non-profitorganisatie zou willen aanbevelen.
  • Een herinnering of verzoek om jouw non-profitorganisatie op sociale media te volgen
  • Een petitie om te ondertekenen
  • Een e-mail van een vrijwilliger die voorstelt zich bij hem/haar aan te sluiten

Geruststellende e-mails

  • Een e-mail met getuigenissen van begunstigden
  • Een e-mail over de activiteiten van de organisatie (fondsenwerving /strategie/missie)

En tenslotte een nieuwsbrief om de cirkel rond te maken.

Het is aan jou om de juiste keuze te maken uit bovenstaande lijst, afhankelijk van je mogelijkheden en natuurlijk je sterke punten. Als je sterke punt bijvoorbeeld je netwerk is, stuur dan een e-mail met een beschrijving van dit netwerk.

Gemiddeld moet de welkomstcyclus voor een nieuwe donateur binnen 30 dagen worden voltooid: 30 dagen waarin geen extra donatie wordt gevraagd, maar waarin de donateur wordt geïnformeerd, de organisatie interesse toont in de nieuwe donateur en hem of haar ervan verzekert dat hij of zij de juiste keuze heeft gemaakt door aan deze specifieke missie te doneren.

Bedenk dat het ook belangrijk is om tijd en budget vrij te maken voor “papieren” communicatie. Ook al heb je jouw nieuwe donateur online geworven, toch merken we dat een relatie vaak langer standhoudt wanneer de donateur minstens twee tot drie keer per jaar via gedrukte media wordt benaderd. Dit kan bijvoorbeeld door een welkomstboekje te sturen.

Tot slot nog een laatste advies. Als jouw nieuwe donateur afkomstig is van een Peer-to-peer campagne, houd er rekening mee dat dit type gever anders is dan dat van een traditionele donateur.

Bovenal zal hij een donatie hebben gedaan op jouw peer-to-peer platform om een vriend/kennis te steunen, niet direct om jouw organisatie te steunen, waar hij waarschijnlijk niet bekend mee is. Met dit in gedachten zul je dus...de donor journey moeten aanpassen.

Het gebruik van marketing automatisering software zal jouw leven zeker gemakkelijker maken als het gaat om het beheren van jouw donor journey.