Fondsenwervende evenementen: Zo groeit Stichting het Gehandicapte Kind

Wat begon met het idee om een nieuwe inkomstenstroom te genereren, is inmiddels uitgegroeid tot het "mooiste wandelfeest voor iedereen". De Mega Wandel Marathon van Stichting het Gehandicapte Kind groeide in vier edities uit tot een inclusief, impactvol fondsenwervend evenement. Met een groei naar meer dan 1.250 deelnemers én indrukwekkende opbrengsten - van € 103.000 bij editie 1, naar € 276.000 bij editie 4 is het jaar-op-jaar een succes. In een iRaiser-webinar deelde projectlid Erika van Harten middels 9 tips hoe die groei tot stand kwam, en wat andere organisaties daarvan kunnen leren.

In dit artikel:

1. Bepaal waar je goed kunt groeien
2. Zet in op wat werkt: gebruik jouw data
3. Groei in intern draagvlak: maak van je collega’s ambassadeurs
4. Groei in deelnemers en teams: voorinschrijving, matchfunding en meer
5. Groei in zichtbaarheid en naamsbekendheid: regionaal en relevant
6. Groei in donaties: stimuleren kun je leren
7.  Groei in opbrengst per deelnemer: focus op fondsenwerving en beloon
8. Groei in beleving, met behoud van de basis
9. Niet iedereen haalt geld op, maar iedereen telt mee
Klaar om jouw fondsenwervende evenement te laten groeien?

1. Bepaal waar je goed kunt groeien

De groei van fondsenwervende evenementen wordt niet alleen bepaald door het aantrekken van meer deelnemers. Tijdens de eerste drie edities focuste het projectteam daar wel op, maar voor editie 4 werd bewust gekozen voor een andere insteek:

Erika: “We wilden wel wat groeien in aantal deelnemers, maar stuurden vooral op hogere opbrengst per deelnemer. Zo konden we niet alleen meer inkomsten genereren, maar ook de kosten in de hand houden.”

Die keus leidde tot gerichte acties rond online fondsenwerving, data-analyse en teamcaptain-support, met resultaat.

Bewuste groeipijlers voor de Mega Wandel Marathon zijn:

• Deelnemers en teams
• Projectpartners (organisaties met een eigen project voor kinderen met een handicap)
• Donaties
• Opbrengst per deelnemer
• Bedrijven en sponsoren
• Totale inkomsten
• Persaandacht
• Waardering van deelnemers

2. Zet in op wat werkt: gebruik jouw data

Door de fondsenwervingsdata jaarlijks zorgvuldig te evalueren, ontdekte de organisatie dat:

• Teams (deelnemers in teamverband) structureel meer ophalen dan individuele deelnemers;
• Projectpartners met de 50/50-regeling (helft van opbrengst voor eigen project, helft voor Stichting het Gehandicapte Kind) een hogere opbrengst hebben;
• Deelnemers aan langere afstanden (21 en 42 km) het meeste sponsorgeld ophalen. Het event heeft vier verschillende afstanden, waarvan de kleinste 4 km is en de grootste 42 km. Deze kunnen gemakkelijk worden ingesteld via het iRaiser platform;
• Terugkerende deelnemers (“repeaters”) trouwe fondsenwervers zijn.

Deze inzichten vormen de basis voor gerichte campagnes en activatie.

3. Groei in intern draagvlak: maak van je collega’s ambassadeurs

Wat intern klein begon, groeide uit tot een breed gedragen evenement binnen de hele organisatie. De betrokkenheid van collega's uit alle afdelingen bleek belangrijk: van fondsenwerving tot regio-coördinatie, van contentproductie tot de WhatsApp-communicatie / inboxbeheer op de dag zelf. Iedereen draagt bij vanuit zijn of haar expertise, en dat enthousiasme werkt aanstekelijk.

4. Groei in deelnemers en teams: voorinschrijving, matchfunding en meer

Voor het werven van deelnemers en teams gebruikt Stichting het Gehandicapte Kind verschillende methoden, gericht op verschillende doelgroepen.

• Voorinschrijving: na afloop van een editie start meteen de voorinschrijving voor het jaar erop. Dit zorgt voor veel terugkerende deelnemers. Je bereikt ze hiermee terwijl ze nog in het goede gevoel van het evenement zitten. Deze deelnemers krijgen bovendien korting op het inschrijfgeld met de kortingscode functionaliteit van het iRaiser platform;
• Matchfunding: een anonieme donateur stelt een bedrag beschikbaar. De stichting gebruikt hiervoor iRaisers matchfunding functionaliteit. Hiermee wordt een startbedrag gegeven aan nieuwe deelnemers die zich voor een bepaalde datum aanmelden. Andere matchfunding opties zijn de donatieverdubbelaar of vermenigvuldiger. Hiermee wordt externe sponsoring direct naar het platform gebracht.
  
  Matchfunding trekt niet alleen deelnemers over de streep om zich in te schrijven, maar motiveert ook om meer fondsen te werven; 

Erika legt uit: “Door matchfunding staat de donatieteller in het begin al niet meer op nul. En dat motiveert. Mensen delen hun actiepagina sneller.”

• De stichting gaat als het beschikbare bedrag op is, verder met andere wervingsmethoden;
• Social media campagne: sociale media worden ondersteunend aan de andere wervingsactiviteiten ingezet. Uit ervaring blijkt dat dit beter werkt naarmate de naamsbekendheid van jouw organisatie en je event groter is.
• Regionale aanpak: voor de Mega Wandel Marathon wordt met name regionaal geworven. Dit gebeurt in de omgeving van Arnhem, waar het evenement plaatsvindt, bijvoorbeeld bij (sport)scholen en scoutingverenigingen.

5. Groei in zichtbaarheid en naamsbekendheid: regionaal en relevant

Een groeiend evenement vraagt ook om zichtbaarheid buiten je eigen netwerk. Stichting het Gehandicapte Kind investeert bewust in regionale bekendheid met relevante ambassadeurs. Effectieve strategieën zijn:

• Aandacht in regionale pers en omroepen (Gelderland, RTV Oost) - vaak nemen andere regionale media dit over;
• Betrokkenheid van bekende gasten zoals burgemeester Marcouch - relevant vanwege de locatie, of paralympisch atleet Kimberly Alkemade - relevant en inspirerend;
• Kinderambassadeurs die optreden in o.a. het Jeugdjournaal, waarmee de stichting een goede band heeft opgebouwd.

Die regionale focus zorgt voor herkenbaarheid, vertrouwen en een sterk lokaal draagvlak.

6. Groei in donaties: stimuleren kun je leren

Meer dan 1.250 deelnemers persoonlijk benaderen is praktisch onhaalbaar. Daarom richt Stichting het Gehandicapte Kind zich met name op de teamcaptains, want die bereiken een groot deel van de deelnemers, en teams halen bewezen meer geld op. De groei in donaties stimuleren ze met:

• Webinar voor deelnemers met sneak peek van het evenement en inspirerende deelnemersverhalen, waarin ook tips voor fondsenwerving worden gedeeld;
• Welkomst-telefoongesprekken (hiervoor volgde het team een training) met teamcaptains om hen te activeren;
• Kant-en-klare tools voor fondsenwerving (met name voor teamcaptains); zoals posters, teksten voor op hun pagina's en WhatsApp berichten om door te sturen.

7.  Groei in opbrengst per deelnemer: focus op fondsenwerving en beloon

De Mega Wandel Marathon is naast een gezellig wandelevenement ook een uitgesproken fondsenwervend evenement:

• Door standaard een streefbedrag van €250 in te stellen en dat ook niet meer naar beneden te laten bijstellen, maakte de stichting duidelijk dat het evenement draait om meer dan gezellig wandelen.

“Door het streefbedrag vast te zetten op € 250 (of hoger), laten we zien: dit evenement is bedoeld om impact te maken. We zien ook dat deelnemers en teams die hun streefbedrag verhogen, er dik overheen gaan.”

• Ook in de communicatie lag de focus op fondsenwerving, waarbij de impact ervan steeds duidelijk werd benoemd. De communicatie en toon waren echter nooit dwingend en altijd vriendelijk en ondersteunend;
• Via de e-mails van het iRaiser platform maar ook in WhatsApp communicatie via een koppeling tussen het platform en CM.com, gebruikte het team triggerberichten om deelnemers nóg gerichter aan te moedigen.
• Om de deelnemers extra te motiveren, werden deelnemers beloond met bronzen, zilveren en gouden pins bij hogere opbrengsten.

Erika: ”Met WhatsApp kunnen we zeggen: ‘Brons staat je goed, maar zilver staat je nog beter!’ – en dat triggert echt.”

8. Groei in beleving, met behoud van de basis

De wandelroutes blijven grotendeels hetzelfde, maar ieder jaar worden er verrassende elementen toegevoegd: een kinderbingo, een tijdlijn, theateracts onderweg of inspirerende gasten. Zo blijft het evenement vertrouwd én fris tegelijk. Wat er beter kan? Dat vraagt de stichting vlak na het evenement actief aan hun deelnemers.

9. Niet iedereen haalt geld op, maar iedereen telt mee

Deelnemers halen niet altijd geld op. Maar Stichting het Gehandicapte Kind benadrukt dat je altijd naar de reden erachter moet kijken. Soms komt het omdat deelnemers hun kind centraal stellen en dan zelf geen fondsen werven. Bewust wordt er bij Mega Wandel Marathon niemand op de vingers getikt voor achterblijvende fondsenwerving. In plaats daarvan focust het team op positieve aanmoediging en begeleiding. Komt het het ene jaar niet, dan wellicht een volgende editie.

“Een wandelclub uit Arnhem haalde in het eerste jaar niks op. Het tweede jaar kwamen ze terug – super enthousiast – en haalden duizenden euro’s op.”

Klaar om jouw fondsenwervende evenement te laten groeien?

De inzichten uit dit webinar laten zien dat groei draait om keuzes durven maken, je data gebruiken als kompas en met begrip en vriendelijkheid met deelnemers blijven communiceren.

Heb jij ook een fondsenwervend evenement dat je stap voor stap wil laten groeien? Het team van iRaiser denkt graag met je mee over slimme tools en strategieën.

Neem contact met ons op voor een goed gesprek. Samen kijken we waar het groeipotentieel van jouw fondsenwervend evenement ligt.