Come trovare la piattaforma di donazione giusta per la tua organizzazione

Si dice erroneamente che gli esseri umani utilizzino solo il 10% del loro cervello, quando in realtà la vera statistica interessante in questo caso è che le organizzazioni non profit utilizzano solo il 10% degli strumenti digitali a loro disposizione! 

Oltre a essere ovviamente costoso e inefficiente, avere tanti strumenti complessi che vengono utilizzati ben al di sotto delle loro capacità può avere un impatto sulla pianificazione futura della raccolta fondi, creando false ipotesi dai dati prodotti da queste piattaforme.

Se hai il sospetto che la tua organizzazione abbia questo problema, non preoccuparti, non sei il solo. Le non profit, molto più delle imprese del settore privato, devono lottare più duramente per ottenere investimenti sui controlli sulla “digital health” della propria organizzazione e potrebbero essere costrette a travisare questo lavoro a favore del raggiungimento dell'obiettivo principale: lanciare campagne di fundraising e raccogliere fondi necessari e urgenti.

Allora come si deve comportare la tua organizzazione per fare una scelta ottimale e utilizzare al meglio una piattaforma di digital fundraising? 

Uno dei metodi che è possibile utilizzare è quello della gara. Un processo di analisi efficiente aiuterà il tuo ente a trovare i prodotti che soddisfano al meglio le diverse esigenze, ma sarà anche un'ottima opportunità per stabilire modalità di lavoro efficaci, gestire le priorità e garantire un processo lineare fin dal primo giorno. 

Prendiamo in considerazione le parole dei libri “Scegli la tua avventura”: quando si tratta di piattaforme di donazione, tu e il tuo team dovrete scegliere con saggezza perché non tutte le strade portano allo stesso risultato. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti nella scelta:

• 1. Decidi lo scopo principale della piattaforma di fundraising
• 2. Definisci chi utilizzerà il prodotto
• 3. Scopri chi utilizzerà davvero il prodotto
• 4. Scrivi una sintesi
• 5. Crea un sistema di punteggi
• 6. Crea una lista ristretta di fornitori
• 7. Prendi una decisione.

1. Decidi lo scopo principale della piattaforma di fundraising

Potrà sembrare semplicistico, ma è un punto fondamentale. In passato ti sarà capitato di sperimentare lo Scope Creep e quindi di dover gestire un progetto con un’infinità di obiettivi che si discostano da quello originario. Quando si cercano piattaforme di donazione o di raccolta fondi online, è importante partire da un elenco ben definito (anche scritto e appuntato al muro) di caratteristiche che il prodotto deve avere.

Da lì, solo un processo di business case forte e definito dovrebbe permettere di modificare la decisione originale. È necessario essere un po' flessibili, ma solo con processi definiti e concordati, per evitare che tutti richiedano funzionalità che saranno utilizzate tre volte in 15 anni.

2. Definisci chi utilizzerà il prodotto

Una volta stabilite le caratteristiche che necessita la tua organizzazione, dovrai mettere insieme un elenco di stakeholder e persone da esaminare, per garantire che le loro esigenze siano soddisfatte. In questa fase, limitati a un esercizio di alzata di mano e raccogli un elenco di persone che vogliono utilizzare il prodotto.

3. Scopri chi utilizzerà davvero il prodotto

A partire dall'elenco fatto precedentemente, dovrai ora parlare con i team che utilizzeranno realmente il prodotto. Questo richiede un po' di pragmatismo, ma è un passo necessario per stabilire input significativi. Deve esistere una barriera all'ingresso, altrimenti vi ritroverete con un elenco di casi d'uso così ampio da rischiare di perdere i requisiti chiave definiti nella prima fase.

Un modo semplice per farlo è assegnare l'uso previsto a ogni persona coinvolta. Nel caso di una piattaforma per le donazioni, questo può essere l'ammontare delle entrate previste e la quantità di utenti coinvolti. Una volta fatto questo, ordinate dal più grande al più piccolo, tagliate via tutto ciò che è statisticamente insignificante e poi mettete insieme un gruppo di acquisto con una certa ponderazione applicata a qualsiasi stakeholder con un utilizzo significativamente più alto.

4. Scrivi una sintesi

In questa fase dovrai creare un brief che delinei gli elementi chiave che dovrà avere la piattaforma di digital fundraising. Vale la pena notare che non c'è nessuna organizzazione troppo piccola per fare questo lavoro. Tutti hanno delle esigenze e non si deve pensare che si tratti di qualcosa di specifico per le grandi organizzazioni. Questo documento dovrebbe essere suddiviso in quattro sezioni: 

• Panoramica della missione e degli obiettivi dell’organizzazione a cui questa piattaforma contribuirà.
• Risultati obbligatori (must have).
• Elementi non obbligatori (nice to have - le cose da prendere in considerazione ma che non sono necessariamente decisive).
• Inspire: coinvolgere i fornitori perché suggeriscano ciò che il loro prodotto potrebbe avere di utile ma che voi non avete necessariamente considerato. Questo è un ottimo modo per assicurarsi di ottenere il massimo dai prodotti fin dal primo giorno e di lavorare con fornitori innovativi che vi sosterranno.

Il brief dovrà essere il più breve possibile. Evita di fare il lavoro al posto dei fornitori o di fare domande guidate. In questo modo si otterranno risposte più creative e si avrà una rappresentazione più veritiera del loro potenziale.

5. Crea un sistema di punteggi

Ogni volta che si spende il budget di un'organizzazione non profit, bisogna sempre assicurarsi di averlo fatto nel modo migliore ed essere pronti a difendere le proprie scelte di fronte al consiglio direttivo. Il modo migliore per farlo è valutare ogni fornitore in base agli stessi criteri. Stabilisci 5 o 6 aree chiare e comprensibili a tutti i tuoi interlocutori e assegna loro un punteggio di 50 punti. Ad esempio:

• Risposta al brief (10 punti)
• Competenza tecnica (10 punti)
• Service level agreement e processi (10 punti) 
• Stabilità dell'organizzazione (10 punti)
• Costo (5 punti) 
• Gestione dell'account (5 punti)

Gli ultimi due elementi hanno un punteggio inferiore perché sono meno importanti. Chi supera il budget non è comunque in corsa e, se è sotto il budget, l'impatto di altri elementi sui fondi che raccoglierete dovrebbe superare di gran lunga le differenze minori nel costo dei servizi. Allo stesso modo, la gestione dell’account si tradurrà spesso in un giudizio sulle persone, non sui processi. Man mano che le persone cambiano lavoro, vale la pena di porre meno enfasi su questo aspetto, perché sarà una caratteristica meno importante per il prodotto. 

6) Crea una lista ristretta di fornitori

Potresti avere già dei fornitori in mente, oppure potresti cercare su Google e avere un’ampia scelta. Un consiglio è quello di andare a vedere le piattaforme di donazione di organizzazioni che ti piacciono e di contattare semplicemente qualcuno di quell'organizzazione per chiedere chi è il loro partner tecnico (su LinkedIn ad esempio). Il settore non profit è molto aperto e spesso chi ci lavora è felice di condividere queste informazioni. Se vedi un'organizzazione con una bella pagina di donazione, contatta il loro provider e richiedi una demo.

7) Prendi una decisione

Può sembrare semplice, ma una volta effettuata l’analisi, fidati del lavoro che tu e il tuo team avete svolto e del punteggio applicato e prendi la decisione. Il mercato online è veloce e rimanendo cauti ed esitando non aumenterà l'attività di fundraising della tua organizzazione. Comincia, lancia prima di Natale e i fondi aumenteranno!

Questi processi sono pensati per consentire alle organizzazioni come la tua di utilizzare al meglio le competenze interne, prendere decisioni neutrali sul prodotto migliore e, cosa più importante, di adottare qualcosa che faccia ciò che si vuole, non qualcosa che cerchi di soddisfare 15 dipartimenti che non lo useranno mai.

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