En fonction du pays dans lequel votre organisation se situe, vos obligations administratives après l'encaissement d’un don sont très différentes. Le reçu fiscal et la lettre de remerciement sont des éléments essentiels dans le parcours donateur. Ils ne doivent donc pas être négligés, et c’est aussi une occasion de renforcer la relation avec vos donateurs, les encourager à faire un don régulier et par conséquent, de collecter plus de fonds.
Reçus fiscaux : ce qu’il faut savoir
En France et en Belgique, l’envoi d’un reçu fiscal est obligatoire (à partir d’un certain montant). En Italie, en Suède, Norvège, Finlande, Royaume-Uni, Danemark, les obligations diffèrent selon la mission sociale, le montant du don, etc. Nous n’entrerons pas dans les détails dans cet article étant donné la complexité du sujet. Nous nous intéresserons plutôt à quand et à comment tirer parti de ce point de contact avec votre donateur.
Commençons donc par le cas des organisations ayant l'obligation d’envoyer un reçu fiscal.
Le don ayant été fait en digital, il est important d'envoyer un e-mail de remerciement, avant l'envoi du reçu fiscal.
Avec l’application de paiement iRaiser, votre e-mail de remerciement est envoyé automatiquement après le don ponctuel. Si vous souhaitez engager le donateur dans un cycle d’e-mails spécifiques, il vous faudra alors utiliser une application de marketing automation.
Pour ce qui est du reçu fiscal, celui-ci peut être envoyé de différentes manières :
- Par e-mail en tant que pièce jointe,
- Disponible sur l'espace donateur : il vous faudra alors envoyer un e-mail indiquant au donateur comment se rendre sur son espace donateur,
- Par courrier.
Quel que soit le canal choisi, il est recommandé d’envoyer le reçu fiscal dans les 8 jours qui suivent le don, ou au grand maximum dans les 30 jours. Bien des donateurs n’envisagent pas de refaire un don tant qu’ils n’ont pas réceptionné leur reçu fiscal, c’est dire si cet envoi est important dans le processus de fidélisation du donateur !
Si vous décidez de n’envoyer les reçus fiscaux qu’une fois par an, alors assurez-vous de bien le mentionner dans votre e-mail de remerciement.
L’exception concerne les dons réguliers : le donateur recevra son reçu fiscal une fois l’année écoulée et celui-ci cumulera l’ensemble des prélèvements effectués au cours de l’année.
Pour les envois annuels (1 fois par an) des reçus fiscaux, les organisations doivent prévoir de les envoyer en fonction de l’endroit où elles se trouvent :
- En Belgique : pensez à les envoyer avant mi-février et pas plus tard.
- En France : privilégiez le mois de mars ou d’avril, soit entre 1 et 2 mois avant l’envoi des déclarations d’impôts et ceci afin d’éviter que vos donateurs ne vous demandent des rééditions pour cause de reçus égarés.
Enfin, dans le cas du reçu fiscal, n’oubliez pas que les mentions légales obligatoires doivent figurer dessus. Pensez aussi à bien vérifier avant envoi : les numéros de séquence, les reçus à émettre ou à ne pas émettre, etc. Surveillez aussi la taille du fichier PDF généré : pour qu'il soit délivré dans toutes les boîtes e-mail, votre reçu fiscal en PDF doit être léger (attention donc au format des images qui alourdissent très vite le document).
Voyons à présent le contenu.
Travaillez vos messages pour fidéliser vos donateurs
Que vous deviez envoyer un e-mail de remerciement et/ou un reçu fiscal, le contenu doit être soigné et surtout, se donner un objectif financier qui peut être de 3 natures :
- faire donner plus,
- faire donner à nouveau,
- faire donner différemment.
Grâce à un contenu engageant et enrichi, l’envoi d’un simple reçu fiscal ou d’une lettre de remerciement peut devenir un moment d’échange privilégié avec votre donateur. Impliquez votre donateur en lui proposant des vidéos, des témoignages ou des photos émotionnelles.
La nature de votre message est essentielle. La façon dont vous le présentez, l’est tout autant. Au lieu de simplement dire :
« Consultez notre dernier article », pourquoi ne pas dire « Découvrez notre reportage photo sur le terrain. Votre générosité change des vies ! »
Dans le cas d’un donateur régulier, profitez de l’envoi du reçu fiscal ou de l’e-mail de remerciement pour lui proposer d’augmenter le montant de son don mensuel.
Par exemple, si un donateur vous donne 10 euros par mois, proposez-lui d’augmenter son soutien régulier à 12 euros. Décrivez très concrètement l’impact que peuvent avoir 2 € supplémentaires de don par mois. Expliquez comment cet argent est utilisé. Les taux de réponses positives sont souvent très élevés alors n’hésitez pas à demander plus !
Si votre donateur a déjà augmenté le montant de son prélèvement au cours des 12 derniers mois, alors proposez lui de faire un don unique supplémentaire.
Dans les deux cas, n’oubliez pas de présenter un résumé des actions réalisées par l’association au cours de l’année écoulée grâce à vos généreux donateurs et les actions prévues pour l’année à venir. N’oubliez pas de remercier votre donateur et de lui rappeler l’importance de son soutien.
Dans le cas d’un nouveau donateur, l’envoi de l’e-mail de remerciement ou d’un reçu fiscal est l’occasion pour le donateur de rencontrer l’association mais aussi de découvrir comment la soutenir différemment. C’est donc l’opportunité de proposer le don régulier.
En plus d’un document ou d’une vidéo faisant découvrir l’association, insistez dans votre texte sur l’importance du prélèvement automatique pour votre organisation et proposez un lien vers le formulaire de don régulier (ou ajouter un bulletin de don prélevé régulier si vous privilégiez l’envoi par courrier pour le reçu fiscal ou la lettre de remerciement).
D’autres façons de vous soutenir financièrement
Dans le cas d’un donateur régulier : s’il n’a pas réagi à vos propositions de passage en don régulier, alors c’est peut-être le moment de lui parler du legs ou des pages personnelles de collecte selon sa tranche d’âge estimée. Pour les envois de reçus ou de remerciement par mail, n’hésitez pas à joindre un dépliant legs à votre courrier ou un document sur les pages personnelles de collecte.
Pour les envois digitaux, vous pouvez envoyer un lien vers la page dédiée aux legs ou aux pages personnelles de collecte sur votre site. Là aussi, n’oubliez pas de valoriser auparavant les actions réalisées par l’association grâce aux dons, avant d’évoquer ces autres moyens de donner.
Dans le cas d’un donateur ayant fait un don pour soutenir un ami ou un proche (peer-to-peer) : inutile d’en faire trop. Un simple e-mail de remerciement et/ou l’envoi du reçu fiscal et un lien pointant vers vos actions suffit. Ce type de donateur étant peu enclin à re-donner directement à votre association, vous pouvez aussi lui proposer de s’engager à son tour dans une action de P2P.
Enfin dans le cas des grands dons, un e-mail personnalisé ou mieux, un courrier signé du président ou du directeur général (en plus du coup de fil) de manière complètement non marketée est un must, accompagné d’un bilan rapide de vos actions de l’année mais, sans sollicitation supplémentaire.
Un simple merci peut tout changer
L’objectif principal de votre lettre de remerciement est de convaincre votre donateur qu’il a pris la bonne décision en vous soutenant et que son don aura un impact positif.
Dans tous les cas de figure, n’oubliez pas de personnaliser vos e-mails (mentionner le nom du donateur, son montant de don), de travailler vos headers et vos pré-headers et surtout n’oubliez pas de dire MERCI !
Vous vous demandez par quels autres moyens améliorer votre collecte de fonds ? Découvrez comment intégrer le reçu fiscal dans votre stratégie de dons réguliers, lisez l'article d'iRaiser : nos conseils pour une stratégie de don régulier efficace.