Organiser un événement associatif est un exercice stratégique qui peut devenir un puissant levier de collecte de fonds et de mobilisation. Mais comment transformer un tel rassemblement en véritable succès ?
Pour comprendre comment y parvenir, nous avons échangé avec Romain Arnou, Responsable des événements à l’Institut Gustave Roussy, acteur majeur de la recherche contre le cancer en Europe.
Son expérience, notamment avec l’organisation de courses solidaires emblématiques, offre des enseignements précieux à toutes les organisations souhaitant maximiser l’impact de leurs événements caritatifs.
Les événements associatifs majeurs de Gustave Roussy
7 conseils de Gustave Roussy pour organiser votre événement associatif
Réussir un événement associatif en alliant émotion, structure et digital
Les événements associatifs majeurs de Gustave Roussy
Depuis plusieurs années, Gustave Roussy s’impose comme un acteur incontournable de la collecte de fonds par le biais d’événements associatifs, sportifs et solidaires.
L’Institut participe activement à certaines courses emblématiques comme Odysséa Paris, une course-marche dédiée à la recherche sur le cancer du sein, où il collecte des fonds pendant l’événement. Depuis la première édition d’Odysséa en 2002, l’Institut Gustave Roussy a récolté plus de 6 millions d’euros, pour mener des travaux de recherche dans le cancer du sein.
Gustave Roussy est également à l’origine de défis sportifs uniques qu’il organise lui-même, à l’instar de la Tower Run à la Tour Montparnasse. Cet événement spectaculaire attire chaque année de nombreux participant·es prêt·es à se dépasser pour financer la recherche contre les cancers pédiatriques.
Une autre initiative forte est celle du Shopping Solidaire, organisé en partenariat avec le Printemps Italie 2. En amont d’Odysséa, cet événement combine générosité et convivialité, reversant l’intégralité des recettes est reversé à la lutte contre le cancer du sein.
Enfin, Gustave Roussy participe également aux Dossards Solidaires. Une initiative portée par iRaiser, qui permet aux participants de grandes courses nationales (comme le Marathon de Paris ou encore l’Adidas 10K) de collecter des fonds en peer-to-peer, pour soutenir des associations.
7 conseils de Gustave Roussy pour organiser votre événement associatif
À travers son expérience, l’Institut Gustave Roussy partage des conseils précieux pour toute association souhaitant organiser un événement associatif et maximiser sa collecte de fonds.
1. Une préparation logistique irréprochable
Pour Romain Arnou, la réussite d’un événement associatif en présentiel commence par une préparation logistique sans faille : autorisations, signalétique, sécurité, accessibilité… rien ne doit être laissé au hasard.
Il recommande également l’utilisation d’un rétroplanning solide et détaillé, afin de coordonner efficacement toutes les équipes et de garder le cap.
2. Créer une ambiance chaleureuse et inclusive
Un événement caritatif ne se résume pas à la collecte : c’est avant tout l’expérience des participants qui en fera la réussite.
Chez Gustave Roussy, tout est pensé pour instaurer une ambiance conviviale et fédératrice : un accueil soigné, des bénévoles disponibles, des animations collectives... Cette atmosphère positive incite les participant·es à s’impliquer davantage et à revenir les années suivantes.
Comme le souligne Romain Arnou :
« Ce qui compte aussi énormément, c’est que les gens comprennent tout de suite pourquoi ils sont là : à quoi sert la collecte, et concrètement, ce qu’elle permet. Mais au-delà de la cause, les gens viennent aussi pour vivre un moment fort, humain, joyeux. Créer une ambiance chaleureuse, inclusive, presque festive, c’est un vrai moteur d’engagement. »
3. Fixer des objectifs clairs pour votre événement associatif
Avant de vous lancer dans l’organisation, il est indispensable de définir les objectifs de votre événement associatif :
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Souhaitez-vous avant tout récolter des fonds ?
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Sensibiliser le grand public à votre projet associatif ?
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Mobiliser une communauté existante, ou en créer une nouvelle ?
Cette étape garantit la cohérence des choix stratégiques, de la logistique à la communication, à la mise en place des outils digitaux adaptés, comme une billetterie en ligne ou un formulaire de don.
4. Miser sur une communication multicanale et inspirante
Un événement associatif ne se limite pas à son déroulement le jour J. L’engagement se construit avant, pendant et après, grâce à une communication multicanale et des actions ciblées.
L’Institut Gustave Roussy s’appuie sur plusieurs leviers pour maximiser la portée de leurs événements et l’engagement de leurs participant·es, notamment :
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Des messages simples et inspirants sur les réseaux sociaux, par email ou via les partenaires.
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Des contenus émotionnels (témoignages, vidéos, portraits de participants) pour incarner la cause.
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La gamification : défis, tirages au sort, badges, classements…
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Des partenariats et ambassadeur·euses (personnalités, influenceur·euses ou bénévoles engagé·es) pour augmenter la visibilité.
5. Renforcer la dynamique collective
Lors de votre événement, encouragez la création d’équipes (entre collègues, entre ami·es, en famille..). C’est un excellent moyen de décupler l’engagement, car la dynamique de groupe donne de l’élan. Cela passe aussi par la mise en place de collectes de fonds peer-to-peer, qui permettent de mobiliser davantage de donateur·rices, de mobiliser des fundraisers engagé·es et de récolter plus de fonds.
Pour Romain Arnou, la communication et la dynamique collective jouent un rôle clé :
« Ce qui fonctionne, c’est un message simple, humain, inspirant. La gamification, c’est aussi un super levier : proposer des défis, des tirages au sort, des petits badges symboliques ou des classements collectifs… ça crée de l’enthousiasme, de la dynamique, ça embarque tout le monde avec le sourire. »
6. Connecter terrain et digital pour maximiser la collecte de don
Un événement caritatif en présentiel ne doit pas vivre en vase clos : il doit s’appuyer sur des outils digitaux pour prolonger son impact. Quelques leviers puissants :
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La collecte de dons en ligne via des formulaires de don intégrés à vos supports de communication.
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La collecte de fonds peer-to-peer, où chaque participant·e devient ambassadeur·rice de la cause auprès de son propre réseau.
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Une billetterie en ligne pour faciliter inscriptions et paiements.
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Un tableau de bord en temps réel pour suivre inscriptions et montants collectés.
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Des QR codes sur affiches, badges et flyers, permettant de faire un don en quelques secondes, depuis leur smartphone. Pour en savoir plus sur le drive-to-web, découvrez notre article : Collecte de fonds : convertir vos donateurs offline grâce au drive-to-web.
7. Soigner l’après-événement
La collecte de dons ne s’arrête pas le jour de l’événement. L’après est tout aussi crucial pour fidéliser vos donateur·rices :
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envoyer des remerciements personnalisés,
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partager un bilan chiffré transparent,
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communiquer sur l’impact concret des dons récoltés.
Ce suivi entretient le lien et prépare déjà la réussite des prochaines éditions.
Réussir un événement associatif en alliant émotion, structure et digital
L’expérience de Gustave Roussy le montre : un événement associatif réussi repose sur une organisation rigoureuse, une communication engageante et une utilisation intelligente des outils digitaux pour optimiser la collecte de dons en ligne.
En combinant émotion, convivialité et technologie, une association peut non seulement récolter des fonds de manière efficace, mais aussi fédérer une communauté durablement engagée autour de sa cause.
Pour aller plus loin et découvrir d’autres idées pour maximiser l’impact de vos événements, lisez notre article : 10 idées d’événements associatifs pour booster votre collecte.