Les 6 bonnes raisons d’utiliser un logiciel CRM pour les pour associations et ONG
Peut-être qu’aujourd’hui, vous gérez encore vos contacts donateurs sur un simple fichier Excel parce que vous estimez que votre nombre de donateurs n’est pas encore suffisant pour vous permettre d’investir dans un CRM ? Ou qu’avec un petit nombre de donateurs, vous pouvez encore « gérer » ? Pourtant, quel que soit votre nombre de donateurs, il est intéressant de se poser la question de passer sur un vrai outil de CRM car cela va vraiment changer votre vie de fundraiser !
Malgré toutes les qualités d’Excel, le comparer à un outil de CRM le donne perdant d’office car trop de fonctionnalités manquent pour faire un véritable travail de fundraiser et exploiter pleinement le potentiel de vos donateurs.
Alors, s’il vous faut des raisons pour convaincre votre conseil d’administration qu’il est temps d’investir dans un CRM digne de ce nom, voici une liste non exhaustive qui pourra vous y aider.
1. Gardez une trace de l’historique de vos interactions avec vos donateurs, simplement
Quand on parle d’interactions avec vos donateurs, le champ est large. Par exemple, vous avez besoin de garder trace des échanges téléphoniques ou par courrier que vous avez eu avec votre donateur. Vous devez aussi pouvoir dire quelles campagnes votre donateur a reçues.
Ou savoir si son statut a changé : il peut être passé du statut de donateur ponctuel à celui de donateur régulier. Tout ceci n’est pas possible dans Excel mais est possible dans un CRM.
Avoir trace des échanges vous permettra, si le donateur vous contacte, de prendre connaissance immédiatement des interactions que vous avez eu avec lui par le passé, en consultant simplement sa fiche contact. De plus, l’information est accessible à l’ensemble de votre organisation ce qui permettra à n’importe qui de répondre à votre donateur.
Savoir quel message de sollicitation votre donateur a reçu de votre part vous permettra de calculer sa rentabilité. Par exemple, si au bout de 20 campagnes envoyées, votre donateur ne vous a toujours pas refait de don, il est probable que vous aurez dépensé plus d’argent pour le fidéliser qu’il ne vous en a donné !
2. Gagnez du temps (et de l’argent) lors de l’édition vos reçus fiscaux
L’édition de reçus fiscaux est un exercice qui prend du temps, qui peut être source de stress car on a peur de faire des erreurs et qui coûte de l’argent si vous envoyez encore vos reçus par courrier.
Avec un CRM, vous vous simplifiez la vie et gagnerez beaucoup de temps car c’est une fonctionnalité qui est disponible dans les CRM dédiés aux associations comme le CRM iRaiser.
Avec ce dernier, vous pourrez en plus envoyer le reçu par e-mail, le rendre disponible dans l’espace donateur et même respecter les préférences d’envoi du donateur si par exemple il souhaite recevoir un seul reçu pour l’ensemble de ses dons réalisés dans l’année.
3. Identifiez facilement vos donateurs cibles grâce à un outil de segmentation
Vous voulez réaliser une campagne d’appels à dons mais vous êtes perdus dans votre fichier et vous ne savez pas bien comment filtrer vos données pour vous adresser aux bonnes personnes présentes dans votre base ? Un outil de requêtage puissant pourra vous y aider, par exemple le requêteur iRaiser qui vous permettra de réaliser des sélections d’adresses de manière complètement intuitive et sûre.
4. Automatisez certaines tâches, pour gagner du temps et de l’argent
Chaque organisation consacre beaucoup de temps et de ressources à la création et à l’édition de pages de collecte, à la rédaction d’e-mails de remerciement à l’attention des donateurs, à l’envoi de reçus fiscaux et à la mise en place de rapport d’activité.
L’utilisation d’un logiciel performant permet de réduire considérablement ces tâches et de les accomplir beaucoup plus efficacement. Par exemple, avec la plateforme iRaiser, vous êtes en mesure de :
- Définir des e-mails de remerciement conditionnels lorsque vous recevez un don et de les personnaliser.
- Editer et envoyer automatiquement les reçus fiscaux à vos donateurs.
- Créer et tester plusieurs types de formulaires pour optimiser le taux de conversion.
- Suivre votre collecte de fonds en temps réel et télécharger vos rapports d’activité.
- Suivre et mesurer les performances de votre campagne.
- Envoyer à vos donateurs des e-mails automatiques pour qu’ils mettent à jour les cartes de crédit arrivées à expiration.
De telles fonctionnalités permettront à votre équipe d’économiser un temps et un argent précieux et de se concentrer sur ce qui compte vraiment : accomplir la mission de l’organisation.
5. Consolidez toutes les informations sur un logiciel CRM
Si vous utilisez différentes plateformes et différents canaux (online et offline) pour collecter des fonds et animer vos campagnes, il est probable que ce soient différents membres de votre équipe qui les supervisent et que les données soient disséminées dans différentes bases de données.
En conséquence, la productivité peut être diminuée parce que les plateformes ne sont pas synchronisées entre elles et que les membres de l’équipe n’ont pas tous le même niveau de formation et d’informations.
La relation avec vos donateurs en sera sûrement dégradée en raison de données précieuses ou d’activités qui n’auraient pas été mises à jour dans tous les systèmes.
Une plateforme de collecte en ligne unique pour centraliser l’ensemble de vos campagnes et concentrer vos efforts réduira donc considérablement le temps de prise en main des systèmes, de gestion des données et, plus généralement, elle vous simplifiera la vie.
6. Le CRM, un outil durable
Les organisations à but non lucratif sont de plus en plus nombreuses et plus visibles. Émerger, garantir la pérennité et les financements de votre structure est donc capital. La plupart des organisations caritatives mettent en place des campagnes d’appels à dons sur un temps limité. En plus d’offrir à vos sympathisants la possibilité de faire un don unique, une plateforme bien conçue vous permettra aussi de proposer des dons mensuels qui génèrent des revenus récurrents.
Les types de campagnes chez iRaiser
Vous l'aurez compris, investir dans un logiciel CRM performant est essentiel pour les associations et ONG, quelle que soit leur taille. En choisissant un CRM adapté (Excel ne suffit pas !), les associations peuvent économiser du temps et de l'argent tout en se concentrant sur leur mission première.
Pour en savoir plus sur les outils CRM, lisez notre article : collecte de dons : quel CRM utiliser ? La check list pour choisir le bon outil.