Veranstaltungen sind eine großartige Möglichkeit, mit Euren Unterstützer*innen in Kontakt zu treten, neue zu gewinnen, das Bewusstsein für Eure Sache zu schärfen und Eurem Fundraising einen zusätzlichen Schub zu geben!
Aber seien wir ehrlich: Auch wenn die Ergebnisse oftmals erstaunlich sein mögen, wissen wir alle, dass die Organisation einer Spendenveranstaltung - ob live vor Ort oder virtuell - viel Planung und stundenlange Arbeit erfordert. Wenn Du sich also jemals gefragt hast, wo Du anfangen sollst, bist Du hier genau richtig.
In diesem Artikel stellen wir Dir 5 grundlegende Schritte vor, mit denen Du jede Art von Fundraising-Veranstaltung, unabhängig von der Größe Deiner gemeinnützigen Organisation, erfolgreich planen und für Euch und Eure Unterstützer*innen unvergesslich machen können.
Das Wichtigste zuerst: Überlege gemeinsam mit Deinem Team, was der Zweck der Fundraising-Veranstaltung ist und was Ihr erreichen wollt. Willst Du Geld für Eure Sache sammeln? Wollt Ihr auf Eure Mission aufmerksam machen und Euer Netzwerk ausbauen oder Sachspenden sammeln? Die Ziele dieser Veranstaltungen können unterschiedlich sein, daher solltest Du Dir von Anfang an darüber im Klaren sein, was Du erreichen willst.
Nehmen wir zum Beispiel eine Veranstaltung, wo der Hauptzweck darin besteht, die Marke bekannt zu machen und neue Unterstützer*innen zu gewinnen. Ziel ist es, das Bewusstsein für ein Problem zu schärfen, darüber zu sprechen, was Deine gemeinnützige Organisation tut, um das Problem zu lösen, und die Ergebnisse Eurer Projekte zu erläutern. All dies ohne die Erwartung, während der Veranstaltung viel Spendengelder einzunehmen, sondern um etwas zu gewinnen, das vielleicht noch wertvoller ist: die Spenderdatenbank zu erweitern.
Wir wissen, was Du denkst: "Wenn ich bei dieser Veranstaltung kein Geld einnehme, wie soll ich dann die Kosten für die Neuspenderwerbung decken?". Wenn Du Dich auf die Unterstützung eines oder mehrerer Sponsoren verlassen kannst, kannst Du genau das erreichen! Bitte ortsansässige Unternehmer oder Firmen um Hilfe, die daran interessiert sein könnten, sich für Eure Sache zu engagieren und Deine Veranstaltung zu unterstützen.
Wenn Du stattdessen eine Fundraising-Veranstaltung planst, solltest Du auf jeden Fall diese 4 Punkte berücksichtigen:
Überlege Dir bei der Budgetplanung, ob Du Sponsoren einbeziehen kannst, die einen Teil der Kosten übernehmen (Catering, Veranstaltungsort, Marketingmaterial usw.). Scheue Duch nicht, einen Sponsor zu kontaktieren. Du wirst erstaunt sein, wie viele Unternehmen bereit sind zu helfen. Und wenn Du Dir die Hilfe eines Sponsors sicherst - sei es in Form von Geld- oder Sachleistungen - kannst Du einige kreative Ideen verwirklichen, die mit Deinem ursprünglichen Budget vielleicht nicht realisierbar wären.
Nutze für die Kommunikation über die Veranstaltung soziale Medien und Videoinhalte anstelle von Direktmailings. Auf diese Weise erreichst Du mit Sicherheit ein breiteres und jüngeres Publikum!
Allerdings solltest Du auch Deine aktuelle Spenderbasis nicht vergessen. Wenn Millennials, Gen X und Gen Z noch nicht zu Deinem Spenderstamm gehören, solltest Du die sozialen Medien nicht als primären Kommunikationskanal nutzen. Überlege Dir einen optimal zugeschnittenen Weg, um sie einzubeziehen.
In jedem Fall solltest Du bedenken, dass Deine Zielgruppe eine klare Vorstellung davon haben muss, wofür ihr Geld, ihre Zeit und ihr Engagement verwendet werden sollen. Auf dieser Grundlage können sie entscheiden, ob sie sich beteiligen wollen oder nicht.
Das kennen wir alle... Wir haben die Bedeutung der Planung etwas unterschätzt und ertappen uns dabei, wie wir Dinge in letzter Sekunde erledigen, in der Hoffnung, dass es keine Probleme geben wird. Das kann natürlich auch bei der Organisation einer Veranstaltung passieren. Glaub uns, wenn Du Deine Fundraising-Veranstaltung im Voraus planst, kannst Du sie nicht nur für Deine Unterstützer*innen und Deine Organisation unvergesslich machen, sondern bist Du auch besser vorbereitet, falls es zu plötzlichen Pannen kommt.
Ein weiterer Grund, warum eine frühzeitige Planung unerlässlich ist, ist, dass Ihr als kleine Organisation möglicherweise nicht einmal über spezielle Ressourcen verfügen, die sich um die Planung und Organisation der Veranstaltung kümmern. Deine Teammitglieder müssen höchstwahrscheinlich ihren regulären Aufgaben im Bereich des Fundraisings nachgehen und brauchen eine klare Vorstellung davon, welche Aufgaben sie haben und wie sie ihre Zeit einteilen können.
Im Folgenden findest Du einige Punkte, die Du bei der Festlegung der Eckpfeiler Deine Fundraising-Veranstaltung (Budget, Ziel, Vorgaben, usw.) beachten solltest:
Überlege Dir, wie viele Personen aus Deinem Team beteiligt sein werden, und weise jedem von ihnen je nach seinen Fähigkeiten eine bestimmte Rolle zu. Entscheide Dich für eine*n Teamleiter*in, der/die alles leitet, sicherstellt, dass jeder seine Aufgaben kennt und überprüft, dass alle Fristen eingehalten werden.
Ziehe in Erwägung, Deine Freiwilligen in das Organisationsteam und während der Veranstaltung einzubeziehen. Sie werden Dir gerne dabei helfen, die Veranstaltung in Schwung zu bringen, aber auch bei der Logistik vor und während des großen Tages. Außerdem brauchst Du ein oder mehrere Teammitglieder, die die Freiwilligen managen, sie anleiten und ihre Schichten organisieren; jemanden, der ihnen bei Fragen oder Problemen zur Seite steht.
Notiere alle Einzelheiten zum Ablauf der Veranstaltung. Wird es sich um eine Veranstaltung vor Ort oder digitale Veranstaltung handeln? Wie lange wird die Veranstaltung dauern? Überlege, was der Veranstaltungsort kostet und ob Du Essen servieren wirst, usw.
Buche und plane die wichtigsten Anforderungen - Veranstaltungsort, Essen, Unterhaltungsprogramm und Redner*innen - im Voraus, bevor Du die Veranstaltung der Öffentlichkeit vorstellst. Du möchtest die Veranstaltung nicht noch einmal von Grund auf neu organisieren müssen, weil Du den tollen Veranstaltungsort verpasst hast, richtig? Außerdem möchtest Du diese Änderung nicht Deinem Publikum mitteilen. Um fair zu sein, müssen Deine Unterstützer*innen und Teilnehmer*innen wissen, wann, wo und wie die Veranstaltung stattfinden wird, bevor sie sich anmelden, weil diese Informationen ihre Entscheidung zur Teilnahme beeinflussen könnten.
Erstelle eine Werbestrategie. Wenn Du einen Ablaufplan hast, weisst Du, welche Bilder oder Materialien Du benötigst, wer sich um die Grafiken, den Inhalt und den Start kümmert. Außerdem kannst Du den Zeitplan für jedes dieser Elemente festlegen.
Differenziere die Kanäle, über die Du für Deine Fundraising-Veranstaltung wirbst, aber stimme Deine verschiedenen Botschaften aufeinander ab - Deine Beiträge in den sozialen Median, Direktmailings, E-Mail-Kampagnen und Deine Webseite sollten die gleiche Botschaft, den gleichen Tonfall und das gleiche Aussehen haben. Lasse Deine Unterstützer*innen in einen eigenen Bereich eintauchen, der speziell für Deine Fundraising-Veranstaltung geschaffen wurde.
Vergiss nicht, Deinen Sponsoren alle visuellen Elemente, Materialien und Inhalte zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um mit der gleichen Botschaft zu kommunizieren. Bereite ein Kommunikationskit für sie vor. Das wird allen Beteiligten das Leben erleichtern.
Das Wichtigste bei der Organisation einer Veranstaltung ist also dieser Punkt: die Planung. Beginne daher so früh wie möglich. Du kannst hierfür auch Projektmanagement-Tools wie Asana verwenden.
Jetzt ist es an der Zeit, das, was Du geplant hast, bis ins kleinste Detail zu bewerben. Denk daran, dass Du die tollste Ideen für Deine Veranstaltung haben kannst, aber wenn niemand davon weiß, wird auch niemand daran teilnehmen. Gib Dir Zeit, um die Veranstaltung bekannt zu machen, denn es kann sehr schnell sehr voll werden.
Vergiss nicht, Dich an die Zielgruppe zu halten, die Du in der Brainstorming- und Strategieentwicklungsphase ausgewählt hast. Deine Werbebotschaft und Deine Werbematerial (sowie die gewählten Kanäle) sollten selbstverständlich auf diese Unterstützer*innen zugeschnitten sein.
Versende bereits Monate im Voraus "Save the Date"-Karten oder Einladungen, um Deine Zielgruppe neugierig zu machen. Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, Datum, Uhrzeit, Ort und Zweck Deiner Fundraising-Veranstaltung sofort bekannt zu geben. So haben Deine Unterstützer*innen genug Zeit, um zu entscheiden, ob sie teilnehmen möchten, und können ihre Termine rechtzeitig blockieren.
In der folgenden Kommunikation solltest Du Dein Publikum davon überzeugen, dass Deine Fundraising-Veranstaltung ihre Zeit und ihr Geld wert ist, denn natürlich werden sie für Eure Sache und Euer Projekt spenden. Erzeuge im Vorfeld der Veranstaltung den nötigen Buzz, um die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten und für Gesprächsstoff zu sorgen.
Deine Sponsoren, Freiwilligen und Unterstützer*innen werden Dir bei der Werbung für die Veranstaltung helfen. Sie können wertvolles Feedback geben und bieten Dir die beste Gelegenheit, in ihrem Netzwerk Begeisterung zu wecken, um mehr Teilnehmer*innen für Deine Veranstaltung zu gewinnen, die an der Unterstützung Deiner Sache interessiert sind.
💡iRaiser-Tipp: Beziehe Deine Unterstützer*innen und deren Freunde und Familie mit einer Peer-to-Peer-Fundraising-Kampagne in die Werbung für Deine Fundraising-Veranstaltung ein und steigere ihr Engagement! Ob Sportwettkampf, Kochwettbewerb oder Spieleabend - mit der richtigen Plattform kannst Du Deinen Unterstützer*innen ein einfaches Tool zur Verfügung stellen, um sich zu beteiligen und ihr Netzwerk einzubeziehen.
Eine gemeinnützige Organisation, die sich für Hunde einsetzt, könnte zum Beispiel eine spezielle Spendenaktion wie einen kurzen Laufwettbewerb für ihre Spender*innen und deren Haustiere organisieren.
Indem man den Spender*innen die Möglichkeit gibt, Botschafter*innen und Fundraiser*innen zu werden, und ihnen erlaubt, ihre persönliche Spendenseite einzurichten, können sie die Reichweite Deiner gemeinnützigen Organisation erhöhen und Eure Ergebnisse steigern.
Deine Veranstaltung rückt schnell näher und Du solltest jetzt an die Proben denken. Organisiere einen Probetag mit allen, die an diesem Tag beteiligt sein werden, denn es wird für Dein Team und die Freiwilligen sicher von Vorteil sein, die Veranstaltung durchzuspielen.
Nutze die Gelegenheit, um den Veranstaltungsort zu überprüfen, um festzustellen, ob es irgendwelche Probleme gibt. Funktionieren die Mikrofone? Ist die Wegbeschreibung zum Veranstaltungsort eindeutig? Wird der Empfang und die Warteschlangen für das Essen reibungslos ablaufen?
Du solltest an jedes Detail denken und jeden Schritt der Veranstaltung durchgehen, um einen erfolgreichen und reibungslosen Tag zu haben.
Stelle sicher, dass die Freiwilligen und Mitarbeiter*innen ihre Rolle und ihre Aufgaben jederzeit kennen, und denke an einen Plan B für den Fall unerwarteter Abwesenheit.
Üben ist wichtig, um ein stressfreies Umfeld zu schaffen, und da wir nicht alles vorhersehen können, wird es Dir helfen, unvorhergesehene Probleme leichter zu lösen, wenn Du die meisten Schritte bereits im Voraus organisiert hast.
Vergiss Sie nicht, Dich zu bedanken.
Deine Spender*innen, Sponsoren, Mitarbeitenden, Freiwilligen... Jedem, der beteiligt war, sollte gedankt werden! Stelle sicher, dass sie wissen, dass sie geschätzt werden, denn das wird Dir helfen, bei einer späteren Veranstaltung mit ihnen in Kontakt zu treten.
Schicke Dankes-E-Mails und, wenn möglich, ein kleines Andenken an diejenigen, die teilgenommen haben. Denk daran, die erste E-Mail nicht später als zwei Tage nach dem großen Tag zu versenden: Füge die Erfolge der Veranstaltung, die Ergebnisse und die mit ihrer Hilfe erreichten Leistungen hinzu.
Nutze diese Gelegenheit, um die Teilnehmer*innen zu wiederkehrenden Spender*innen zu machen, und füge einen Appell hinzu, Eure Mission weiterhin zu unterstützen. Du hast während der Veranstaltung sicherlich eine großartige Arbeit geleistet und die Unterstützer*innen inspiriert. Halte dieses Gefühl mit einer effektiven Dankes-E-Mail aufrecht.
Vergiss nicht, während der Registrierungsphase nach Opt-Ins für Deine Mailingliste zu fragen. Auf diese Weise kannst Du nicht nur die Dankes-E-Mail versenden, sondern auch weitere Mitteilungen rund um das Anliegen Deiner gemeinnützigen Organisation. Halte die Teilnehmer*innen in den folgenden Wochen über Eure Mission auf dem Laufenden und darüber, wie viel ihre Hilfe für die Empfänger*innen bedeutet.
Deine Veranstaltung sollte einen guten ROI für die investierte Zeit und die Bemühungen bieten. Wenn Du sie also gut planst und Dein Spendenziel und Budget berücksichtigst, wird sie mit Sicherheit unvergesslich werden. Dank dieser 5 Punkte weisst Du nun, wie Du mit der Organisation Deiner Fundraising-Veranstaltung beginnen kannst! Suchst Du nach einer originellen Idee für eine Spendenaktion? Lass Dich von unserem Artikel inspirieren: 4 neue Fundraising-Ideen, um mehr Spendengelder zu sammeln.